Digitální podepisování je jednoduché a pohodlné. I napoprvé zvládnete vše připravit během pár minut.
Krok 1: založení účtu a přihlášení
To už máte zřejmě za sebou. Pokud ne, založte si bezplatně účet. Doporučujeme rovnou vyplnit správné údaje o sobě i firmě, použijí se při podepisování případně pro fakturaci.
Poté se stačí přihlásit.
Krok 2: Založení podpisové obálky
Do obálky, podobně jako v reálném světě, vložíte jeden nebo i více dokumentů. Zjednodušuje to podepisování (podepíšete více dokumentů najednou) a je to pro vás levnější, protože za druhý ani další dokumenty v obálce už nic neplatíte.
Obálku založíte klikem na tlačítko a nebo prostě přetáhnete dokument/y do označené oblasti.
Krok 3: Vyplňte viditelná políčka
Připravili jsme vše tak, abyste v běžných případech mohli jen vyplňovat viditelná pole.
Za běžné případy v tomto kontextu považujme
podpis běžné smlouvy - např. kupní smlouvy, NDA, objednávky, nájemní smlouvy, předávacích protokolů
podpis pouze jednostranného dokumentu - např. plné moci, žádosti o dotace od obce/kraje
Podepsat můžete samozřejmě cokoli jiného, jen to může vyžadovat podrobné nastavení.
Pokud potřebujete podpis osobním certifikátem nebo pomocí BankiD SIGN, je třeba dodatečného nastavení. Kontaktujte nás na podpora@digisign.cz.
Název
Název slouží pro vás a bude to i předmět e-mailu, který pošleme podepisujícím s výzvou k podpisu.
Dokumenty
Nahrejte dokumenty k podpisu, případně nepodepisované přílohy. Dokumentů může být až 20 celkem.
Každému dokumentu můžete i změnit název, změnit jejich pořadí nebo je sloučit do jednoho. Vše o práci s dokumenty.
Příjemci
Příjemcem je každý, kdo má obdržet (a/nebo podepsat či schválit) dokumenty.
Pro teď stačí vyplnit Jméno, e-mail a telefonní číslo. Případně zaklikněte "určit pořadí" a můžete upravit, kdo bude podepisovat první, druhý, třetí...
Předpokládáme, že první dokumenty chcete podepsat i Vy sami - proto máte rovnou předvyplněné své údaje. Můžete je jakkoli změnit.
Pro každého příjemce můžete nastavit zcela individuální kombinace způsobu ověření, podpisu, doručování dokumentů apod. Nastavení příjemců je základem podpisového workflow.
Zpráva
Napište krátkou zprávu pro příjemce - bude součástí e-mailu s výzvou k podpisu.
Tím jsou připravené dokumenty a nastavení.
Klikněte na tlačítko Pokračovat nahoře.
Další nastavení
Můžete nastavit
do kdy nejpozději je možné obálku podepsat
automatickou upomínku příjemcům, kteří ještě nepodepsali
dobu archivace
Krok 4: Vložení podpisových polí
V dokumentech je třeba pomocí podpisových polí označit, kde se mají příjemci podepsat.
Myší přetáhněte pro každého podepisujícího pole Podpis na příslušné místo v dokumentech. Podpisových polí můžete pro každého příjemce vložit více.
A klikněte Odeslat a potvrďte. Tím se na kontakty z předchozího kroku odešlou výzvy k podpisu.
Pokud potřebujete od příjemce doplnit další údaje, použijte formulářová pole. Fungují jako obdoba teček (......... ) v papírových smlouvách.
Krok 5: Podpisy
Všem příjemcům přijde e-mailem výzva k podpisu - s vaší průvodní zprávou. Klikem na odkaz si otevřou podpisové rozhraní, nechají si poslat ověřovací SMS kód a tím si zobrazí dokumenty.
Po přečtení příjemce klikne na své podpisové pole a podepíše se.
TIP: Přečtěte si, jak funguje podepisování z pohledu příjemce (podepisující, schvalovatel, příjemce v kopii).
Krok 6: Distribuce podepsaných dokumentů
Jakmile všichni podepíší, automaticky se všem odešle e-mail s odkazem na stažení podepsaných dokumentů (případně i dokumenty rovnou v příloze).
Dokumenty také zůstávají bezpečně uložené v DigiSignu.
A máte hotovo.