Využití
Formulářová pole slouží k doplnění údajů a/nebo připojení příloh do podepisovaných dokumentů. Jsou digitální obdobou "teček" a zaškrtávacích čtverečků v papírových smlouvách.
Typické je použití pro:
vyplnění údajů o stavu energií - při předání nemovitosti, např. stav vodoměru, plynoměru, elektroměru
nahrání kopie osobních dokladů
zadání údajů o předávaných vozech v leasingu - stav km, fotografie
doplnění čísla bankovního účtu nebo jiných kontaktních údajů
doplnění informací získaných z Bankovní identity, DigiSign Identify
nahrání skenu dokumentů o vzdělání
Zároveň formulářová pole slouží pro automatizované vložení údajů, když budete generovat dokumenty ze šablon nebo prostřednictvím API.
Jak s formulářovými poli pracovat
Ve webovém rozhraní:
vybrané pole přetáhněte myší na požadované místo
přiřaďte příjemce, který má pole vyplnit (všichni ostatní vidí pole pouze pro čtení)
určete, zda je pole povinné vyplnit
nastavte případné další parametry
Formulářové pole pak vyplňuje určený příjemce během svého podepisování.
Typy formulářových polí
Text
Slouží pro vložení jakéhokoli textového řetězce do dokumentu. Obsah textového pole se odvíjí od velikosti pole, vždy je však max. 4 000 znaků.
Nejčastěji se využívá pro doplnění osobních údajů o podepisujících stranách jako jsou jména, adresy kontaktní údaje, stav měřidel při předávání bytu, datum nastěhování apod.
Dostupná nastavení:
Přiřazení - kdo má pole vyplnit.
Název pole - název se zobrazí příjemci, aby věděl, co má vyplnit.
Výchozí hodnota - předvyplní pole zadaným textem. Délka textu pro předvyplnění se odvíjí od velikosti pole, vždy je však max. 4 000 znaků.
Předvyplnit - hodnotu v poli se předvyplní údaji o přiřazeném příjemci. Pokud má příjemce nastaveno ověření pomocí Bank iD před zobrazením dokumentů, mohou se předvyplnit i data získaná z Bank iD.
Pouze pro čtení - určuje, zda bude pole pouze pro čtení, nebo bude interaktivní a přiřazený příjemce jej tak bude moci vyplňovat.
Nutné vyplnit - určuje, zda bude pole nutné vyplnit, nebo může zůstat prázdné. Je-li pole povinné, ale není vyplněné, nepovolíme dokončení podpisu obálky.
Zaškrtávací pole
Pole umožňující zaškrtnutí více možností, nejčastěji se využívá pro udělení souhlasů, výběr služeb apod.
Dostupná nastavení:
Přiřazení - kdo má pole vyplnit
Výchozí hodnota - ve výchozím stavu může být pole buď prázdné, nebo zaškrtnuté
Pouze pro čtení - určuje, zda bude pole pouze pro čtení, nebo bude interaktivní a přiřazený příjemce jej tak bude moci vyplňovat
Musí být zaškrtnuto - určuje, zda bude pole nutné zaškrtnout, nebo může zůstat prázdné. Je-li pole povinné, ale není zaškrtnuté, nepovolíme dokončení podpisu obálky.
Přepínací pole
Pole pro výběr právě jedné z více možností. Přepínací pole se zadávají po skupinách (pomocí + ikony), kdy v každé skupině může být zaškrtnuto nejvýše jedno pole. Hodí se tedy pro situace, kdy je třeba vybrat z možností stylem buď, anebo.
Dostupná nastavení:
Přiřazení - kdo má pole vyplnit
Výchozí hodnota - ve výchozím stavu může být pole buď prázdné, nebo zaškrtnuté
Pouze pro čtení - určuje, zda bude pole pouze pro čtení, nebo bude interaktivní a přiřazený příjemce jej tak bude moci vyplňovat
Povinnost - určuje, zda bude ve skupině polí nutné jedno zaškrtnout, nebo mohou všechna zůstat prázdná. Je-li skupina povinná, ale žádné pole není zaškrtnuté, nepovolíme dokončení podpisu obálky.
Příloha
Do tohoto pole může přiřazený příjemce během podepisování nahrát jakoukoli přílohu ať už textový dokument, tabulku či obrázek. Do pole je možné nahrát více dokumentů, množství je omezeno maximální velikostí všech dokumentů přílohy na 20 MB.
Nahrané přílohy jsou přístupné pouze přiřazenému příjemci a odesílateli obálky, tedy ostatní příjemci z obálky jejich obsah nevidí.
Toto pole je ideální například pro předávací dokumentaci aktuálních stavů měřáků, stavu vozidla, doplnění dalších dokumentů apod.
Dostupná nastavení:
Název pole - příjemci se zobrazí v levém navigačním menu a jako placeholder uvnitř pole
Povinnost - určuje, zda bude pole nutné vyplnit, nebo může zůstat prázdné. Je-li pole povinné, ale není vyplněné, nepovolíme dokončení podpisu obálky.
Osobní doklad
Pole určené pro nahrání fotografií osobního dokladu.
Nahrané fotografie jsou přístupné pouze přiřazenému příjemci a odesílateli obálky, tedy ostatní příjemci z obálky jejich obsah nevidí.
Upozornění: Z legislativních důvodů je nutné získat od příjemce souhlas s pořízením kopie dokladů. Souhlas může být součástí podepisovaného dokumentu.
U pole typu osobní doklad lze zadat následující nastavení:
Název pole - příjemci se zobrazí v levém navigačním menu a jako placeholder uvnitř pole
Rozvržení - určuje, zda je třeba nahrát obě (přední i zadní) strany dokladu, nebo pouze jednu
Povinnost - určuje, zda bude pole nutné vyplnit, nebo může zůstat prázdné. Je-li pole povinné, ale není vyplněné, nepovolíme dokončení podpisu obálky.
TIP: Takto nahrané dokumenty DigiSign nijak neověřuje. Pokud potřebujete ověřit příjemce pomocí osobních dokladů (obdobně jako je ověření SMS či Bank iD) využijte službu DigiSign Identify.
Datum podpisu
Automaticky do pole vloží datum podpisu dle skutečného dokončení podpisu příjemce ve zvoleném formátu.
U pole typu datum podpisu lze zadat následující nastavení:
Formát - určuje formát v jakém bude do dokumentu datum vloženo. Dostupné možnosti jsou:
d.m.rrrr - tedy např. 17.1.2023
m/d/rrrr - tedy např. 1/17/2023
rrrr-mm-dd - tedy např. 2023-01-17
Doporučení: Toto pole obvykle není vůbec třeba vkládat, časový údaj o podepsání v sobě obsahuje přímo podpisová značka. Naopak vložení tohoto pole může způsobovat problémy s platností dříve vložených certifikátů (více informací), proto toto pole nedoporučujeme používat.
Přiřazení polí odesílateli (pouze v šablonách)
V šablonách můžete přiřadit tato formulářová pole i odesílateli obálky:
textové pole
zaškrtávací pole
přepínací pole
Odesílatel obálky tak může před odesláním doplnit údaje do podepisovaných dokumentů.
Je to způsob, jak v organizaci používat šablonové dokumenty, které brání nechtěným zásahům do obsahu a přitom umožnit doplnění potřebných údajů.
Doporučené používání formulářových polí
formulářová pole používejte pouze, jsou-li v dokumentu nutná
obsah formulářového pole očekávaně doplňuje obsah smlouvy, neměl by nijak měnit její význam
formulářová pole ideálně vyplňuje pouze první podepisující či odesílatel obálky
Proč tato doporučení? Protože vyplnění formulářového pole po technické stránce mění obsah dokumentu. A zásadní podmínkou platnosti digitální podpisu je, že všichni podepisující podepsali stejný dokument.
Pokud formulářová pole vyplní pouze první podepisující (nebo odesílatel), pak všichni podepisují stejný dokument. Vše je v pořádku.
Pokud ale formulářové pole vyplní kdokoli po prvním podepisujícím, tak technicky vzato první podepisující podepsal jiný dokument, než ostatní. Proto musí být technicky (nikoli právně), zneplatněný první podpis.
Podrobnější informace si přečtěte zde.