Příjemce je každý, kdo má obdržet dokumenty v obálce.
Pro každého příjemce můžete nastavit zcela individuální kombinace způsobu ověření, podpisu, doručování dokumentů či křížového ověření s daty získanými z Bank iD nebo Digisign Identify.
TIP: Pokud používáte stejné či obdobné nastavení příjemců (nebo celé obálky) opakovaně, vytvořte si pro něj šablonu.
Základní nastavení příjemců
Zadání údajů o příjemci
jméno a příjmení - bude uvedené u podpisu
e-mail - pro doručení výzvy k podpisu a odkazu na zobrazení / stažení dokumentů
telefon - pro doručení ověřovacího kódu, případně odkazu na podpis dokumentů
U příjemců můžete nastavit i další pole, viz níže. Zadané údaje se ukládají do seznamu kontaktů a při dalším použití se vám našeptají a předvyplní. Kontakty upravíte v menu Profil -> Kontakty.
Role příjemců
podepisující. Podepisuje dokumenty.
schvalovatel. Potvrzuje správnost údajů v dokumentech, ale dokumenty jako takové nepodepisuje. Využívá se pro interní schválení dokumentů.
v kopii (cc). Tento příjemce obdrží e-mailem podepsané dokumenty a případně informativní e-maily o stavech bránících úspěšnému dokončení obálky. Typicky to bývá backoffice, nebo vedoucí pracovník. Povinné pole je e-mail, případně telefonní číslo, pokud vyžadujete ověření před stažením dokumentů.
Výběr jazyka
Příjemci vyberte jazyk pro podpisové rozhraní a komunikaci.
Pořadí podepisujících (příjemců)
Ve výchozím nastavení DigiSign rozesílá dokumenty k podpisu všem příjemcům najednou.
Pokud potřebujete nastavit jiné podpisové workflow, zaškrtněte volbu Určit pořadí. DigiSign pak bude rozesílat dokumenty příjemcům postupně; tzn. až úspěšně podepíše první podepisující, odešle se výzva k podpisu druhému v pořadí atd. Pořadí upravíte přetažením příjemců nebo změnou číslice pořadí.
Pokud místo čísla do pole pořadí zadáte písmeno “L” (jako Last), nastaví se daný příjemce jako poslední podepisující. Funkci využijete nejlépe v šablonách.
Můžete několika příjemcům zadat i stejné pořadí.
Příklad: Oba podepisující protistrany [2] v tomto případě mohou podepisovat ve “stejné vlně” po schvalovateli [1] a před podepisujícím [3].
Přiřazení (skrytí) dokumentů
Ne každý příjemce musí vidět všechny dokumenty v obálce. Skrýt dokumenty vybraným příjemcům můžete pomocí Přiřazení dokumentů.
TIP: Příklad praktického použití najdete v případové studii.
Další nastavení příjemců
Další pole příjemce
U příjemců můžete zadat i další údaje jako firma, IČO, funkce, označení smluvní strany, datum narození, rodné číslo, adresa.
Která pole se mají zobrazit, nastavíte přes tlačítko Nastavení polí:
pro každého jednotlivého příjemce v obálce
v jakékoli šabloně
globálně v Nastavení -> Obálka -> Nastavení příjemce -> Nastavení atributů.
Zadané údaje můžete:
propsat pomocí formulářových polí do podepisovaných dokumentů (tuto vlastnost využijete nejvíce při používání šablon, či automatizacích pomocí API)
v průběhu podepisování křížově zkontrolovat vůči údajům z Bank iD nebo DigiSign Identify.
TIP: dodatečně zobrazená pole můžete využít i “jinak” - např. do pole funkce můžete vložit číslo zákazníka.
Zařízení
Určuje, na jakém zařízení bude příjemce podepisovat.
zařízení podepisujícího (výchozí) - příjemce podepisuje na svém zařízení (telefonu, počítači, tabletu), které má pod svou kontrolou
zařízení zprostředkovatele - příjemce podepisuje osobně na zařízení (tabletu) druhé strany. Typické použití pro podpis na přepážce, pobočce, na osobním setkání, u klienta doma
Typ podpisu
Určíte formu, jakou se má konkrétní příjemce podepsat. Všechny varianty podpisu jsou právně závazné. Možnosti:
jednoduchý podpis (tlačítkem) - výchozí varianta, podepisující “klikne” na tlačítko a tím podepíše (uživatelsky nejjednodušší varianta)
vlastnoruční - podepisující prstem, stylusem nebo myší “nakreslí” svůj podpis
bank iD SIGN - zaručený elektronický pomocí Bank iD; pozor, některé banky neumí najednou podepsat více dokumentů
osobním certifikátem (PC, čipová karta) - může podepsat kdokoli s vlastním osobním certifikátem
osobním certifikátem (Azure Key Vault) - pro podepisující - uživatele DigiSignu, návod pro nastavení
Jednoduchý podpis tlačítkem a Vlastnoruční jsou tzv. prostým elektronickým podpisem, Bank iD SIGN je zaručený elektronický podpis, podpisy osobním certifikátem jsou kvalifikovaným elektronickým podpisem.
Ověření (příjemce)
Pro naplnění požadavků eIDAS na elektronický podpis je nezbytné ověřit podepisující dvěma nezávislými způsoby (tzv. dvoufaktorové ověření (2FA), či multifaktorové ověření (MFA).
Způsoby ověření
První ověření je pomocí e-mailové adresy, druhé:
SMS zprávou
bankovní identitou (Bank iD)
osobními doklady (DigiSign Identify)
Můžete si podle svých procesů nastavit různé kombinace. Výchozí je ověření pomocí SMS zprávy před zobrazením dokumentů k podpisu.
Každého příjemce je možné ověřit v okamžiku:
před zobrazením dokumentů
před podpisem (či schválením) dokumentů
před stažením dokumentů
Ověření bankovní identitou
Podrobnosti ověření bankovní identitou nastavíte pomocí tlačítka Nastavení bank iD; to se zobrazí až když u příjemce vyberete jako způsob ověření (nebo podpisu) bank iD.
Poté vyberte atributy, které chcete z Bank iD získat a případně rovnou vůči nim ověřit. Rozšířená ověření je třeba aktivovat přes podpora@digisign.cz a jsou zpoplatněná podle ceníku Bankovní identity.
Doručení podepsaných dokumentů
Dokumenty příjemcům doručujeme
e-mailem (odkaz ke stažení, podepsané dokumenty jako příloha)
SMS zprávou (odkaz ke stažení)
Uživatelé DigiSignu si podepsané dokumenty mohou stáhnout ve webovém rozhraní.
Pro následné uložení / stažení dokumentů je možné nastavit si různé automatizace pomocí Make a webhooků (uložení dokumentů např. na Google Disk, One Drive, Sharepoint).
Doporučení: Příjemci by si měli podepsané dokumenty vždy stáhnout k sobě. Dokumenty jsou v DigiSignu dostupné pouze po dobu určenou uživateli, mohou být smazané a tím nedostupné k pozdějšímu stažení.
Delegování
Obálku může místo příjemce podepsat někdo jiný. Příjemce pouze přepošle výzvu k podpisu a “delegovaný příjemce” obálku podepíše.
Delegování je v tuto chvíli možné pouze pro typ ověření BankID nebo typy podpisu BankID SIGN či podpis Osobním certifikátem.
V podepsaném dokumentu i auditní stopě budou uvedené údaje skutečného podepisujícího (nikoli původního příjemce obálky).
Funkčnost povolíte v Nastavení -> Bezpečnost -> Delegování.