Každý příjemce obálky má přidělenou roli, která definuje možnosti práce s dokumenty.
Příjemci obálek se nemusí do DigiSignu nijak registrovat, podpisem jim nevzniká žádný uživatelský účet.
Ani uživatelé DigiSignu, kteří se mají podepsat jako příjemci obálek z jiné organizace, se před takovým podpisem nepřihlašují do DigiSignu. Ověří se způsobem, který určí odesílatel obálky (typicky pomocí e-mailu, SMS zprávy nebo bankovní identitou).
Podepisující (signer)
Podepisující má za úkol projít dokumenty a podepsat se na místech určených podpisovými poli.
Standardní proces podepisujícího
e-mailem či SMS zprávou obdrží výzvu k podpisu (v pořadí podle nastavení obálky)
před zobrazením dokumentů se ověří kódem ze SMS zprávy (výchozí nastavení), odsouhlasí podmínky VOP, GDPR
přečte si dokumenty
vyplní přiřazená formulářová pole (jsou-li)
podepíše (je-li nastaveno, znovu se ověří)
po úspěšném podpisu všech stran obdrží e-mailem odkaz pro stažení podepsaných dokumentů (případně i rovnou dokumenty v příloze e-mailu)
Alternativně může
podpis aktivně odmítnout klikem na tlačítko Odmítnout podpis, s/bez uvedení důvodu
"nepodepsat se" v expirační lhůtě
Obě formy odmítnutí vedou ke zneplatnění celé obálky, nebude možné ji dokončit. Ostatním příjemcům přijde e-mailem informace o odmítnutí vč. uvedeného důvodu.
Schvalovatel (approver)
Schvalovatel má za úkol pročíst dokumenty obálky a schválit jejich znění.
Proces schvalovatele se mírně liší v závislosti na vybraném režimu schvalování.
Režimy schvalování
Schvaluje obálku - příjemci se nepřiřazuje žádné pole. Schválení probíhá nad celou obálkou (respektive všemi přiřazenými dokumenty příjemci).
Schvaluje jednotlivá pole (viditelně) - schvalovateli je třeba do dokumentů vložit schvalovací pole, vložením a následným schválením pole schvalovatel potvrzuje znění daného dokumentu. Schvalovací pole jsou v dokončených dokumentech viditelná (tj. vykreslí se schvalovací značka).
Schvaluje jednotlivá pole (skrytě) - schvalovateli je třeba do dokumentů vložit schvalovací pole, vložením a následným schválením pole schvalovatel potvrzuje znění daného dokumentu. Schvalovací pole jsou v dokončených dokumentech skrytá (tj. schvalovací značka není v dokumentu vykreslena).
Standardní proces schvalovatele
e-mailem či SMS zprávou obdrží výzvu k podpisu (v pořadí podle nastavení obálky)
před zobrazením dokumentů se ověří kódem ze SMS zprávy (výchozí nastavení), odsouhlasí podmínky VOP, GDPR
přečte si dokumenty
odsouhlasí přiřazená schvalovací pole - jednotlivě nebo obálku jako celek
po úspěšném podpisu všech stran obdrží e-mailem odkaz pro stažení podepsaných dokumentů (případně i rovnou dokumenty v příloze e-mailu)
Může také schválení zamítnout. Ať už zamítne jednotlivá pole nebo obálku jako celek, může uvést důvod.
Zamítnutí vede ke zneplatnění celé obálky, nebude možné ji dokončit. Ostatním příjemcům přijde e-mailem informace o odmítnutí vč. uvedeného důvodu.
V kopii pro čtení (cc)
Příjemce V kopii nad obálkou neprovádí žádné akce.
Příjemcům v této roli přijde e-mail s dokončenými dokumenty; a dále dostává informativní e-maily o odmítnutí, zamítnutí a expiraci obálky, informace o chybě ověření příjemců, o chybě doručení.
Podepisující osobně (in_person)
Podepisující osobně se typicky používá pro:
podpis předávacího protokolu při předávání bytu
podpis pracovníků ve výrobě, podpis prezenčních listin
podpis dokumentů na přepážce, pobočce (kde se dříve používaly sign pady)
podepisování dokumentů v terénu, u klientů, předávací protokoly, objednávky
Role podepisující osobně je specifická tím, že Podepisující nepodepisuje na svém zařízení, ale na tzv. zařízení zprostředkovatele, typicky tabletu s dotykovým perem.
Standardní proces Podepisujícího osobně
podepisující se osobně setká se zprostředkovatelem
odesilatel obálky (může a nemusí to být zprostředkovatel), odešle obálku k podpisu
na zařízení zprostředkovatele, kde je instalovaná aplikace DigiSign, přijde výzva k podpisu
podepisující pro zobrazení dokumentů zadá PIN z ověřovací SMS na jeho mobil
podepisující si přečte dokumenty a podepíše; pokud má povolený "hromadný vlastnoruční podpis", může najednou vyplnit všechna svá podpisová pole
pokud podepisují osobně i další příjemci, podepíší se obdobně (tzv. podpisová ceremonie)
po úspěšném podpisu všech stran obdrží e-mailem odkaz pro stažení podepsaných dokumentů (případně i rovnou dokumenty v příloze e-mailu)
Alternativní možnosti:
podepisující osobně se může ověřit i pomocí DigiSign Identify, případně se ověřovat dodatečně nemusí
z technických důvodů není možné ověření pomocí Bank iD
pokud se osobně má podepsat více osob a některá z nich nepodepíše (např. není přítomna na pracovišti), je možné korekcí obálky takového podepisujícího odebrat a úspěšně dokončit podpis obálky
Nastavení pro Podepisující osobně
Role ve webovém rozhraní vzniká kombinací těchto nastavení:
příjemce je Podepisující
podepisuje na Zařízení zprostředkovatele (osobně)
typ podpisu Vlastnoruční nebo Jednoduchý podpis (tlačítkem)
zadáním zprostředkovatele (ten musí mít tablet s aplikací DigiSign, na něm se osobně podepisuje)
V API se nastavuje atributem "role":"in_person", e-mail zprostředkovatele podpisu se nastaví atributem "intermediaryEmail".
Automatický podpis (autosign) - Pouze přes API
Role autosign od příjemce nevyžaduje žádné akce, k podpisu dojde zcela automaticky. Tuto roli je možné nastavit pouze přes API atributem "role":"autosign".
Potřebná nastavení:
Organizace musí k podepisování využívat vlastní certifikát (podrobnosti zde)
Příjemce musí mít nastaven typ podpisu jednoduchý: "signatureType":"simple"
Příjemce nesmí mít nastaveno žádné ověření, tedy atributy: authenticationOnOpen a authenticationOnSignature mají nastavenu hodnotu "none"
Příjemce nesmí mít v obálce přiřazena žádná jiná než podpisová pole
Standardní proces autosign
jakmile je příjemce s touto rolí na řadě s podpisem, dojde k vložení jeho podpisu automaticky; příjemce nedostává žádný e-mail s výzvou k podpisu, není od něho nic vyžadováno
po úspěšném podpisu všech stran obdrží e-mailem odkaz pro stažení podepsaných dokumentů (případně i rovnou dokumenty v příloze e-mailu)
Polo-automatický podpis (semi_autosign) - Pouze přes API
Role je obdobou automatického podpisu, ke spuštění automatického podepsání je však vyžadováno provolání vlastního endpointu.
Tuto roli je možné nastavit pouze přes API atributem "role":"semi_autosign".
Potřebná nastavení:
Organizace musí k podepisování využívat vlastní certifikát (podrobnosti zde)
Příjemce musí mít nastaven typ podpisu jednoduchý: "signatureType":"simple"
Příjemce nesmí mít nastaveno žádné ověření, tedy atributy: authenticationOnOpen a authenticationOnSignature mají nastavenu hodnotu "none"
Příjemce nesmí mít v obálce přiřazena žádná jiná než podpisová pole
Standarní proces semi-autosign
jakmile je příjemce s touto rolí na řadě s podpisem, je možné spustit automatické podepsání
automatický podpis se spustí provoláním endpointu /api/envelopes/{envelopeId}/recipients/{recipientId}/autosign; příjemce nedostává žádný e-mail s výzvou k podpisu, není od něho nic vyžadováno
po úspěšném podpisu všech stran obdrží e-mailem odkaz pro stažení podepsaných dokumentů (případně i rovnou dokumenty v příloze e-mailu)