Šablony významně šetří čas i omezují chybovost. Šablony můžete sdílet v rámci organizace a také z nich vytvářet hromadnou rozesílku.
Cokoli v šabloně nastavíte, budete mít přednastavené v založené obálce, zejména pak
texty (název, popis, zprávy pro příjemce...)
dokumenty k podpisu, i nepodepisované přílohy
jednotlivé příjemce, způsoby jejich ověření, podpisů
umístění podpisových a formulářových polí, pokud v šabloně bude mít i dokumenty
Vše pak stačí jen doplnit, upravit.
Šablony využijete také pro hromadnou rozesílku dokumentů.
Šablony tak slouží jako předpřipravené vzory obálek, stačí si tak jednou vytvořit šablonu pro určitý druh smlouvy a tu už jen dále používat. Uživatel díky tomu nemusí pokaždé naklikávat celou obálku od začátku, ale doplní například pouze konkrétní údaje příjemců.
TIP: Např. pro pracovní smlouvy můžete mít vytvořené samostatné šablony pro pracovní smlouvu (HPP), pro DPP a pro DPČ. V každé můžete mít připojené jiné související dokumenty, jiná formulářová pole k vyplnění i jiné adresáty.
V DigiSignu rozlišujeme tzv. výchozí šablony a šablony vytvořené uživateli:
Výchozí šablona se použije vždy při zakládání obálky přes tlačítko Nová obálka. Tuto šablonu je možné upravovat v Nastavení -> Obálka (dostupné pouze pro uživatele s rolí Administrátor).
Uživatelská šablona se použije při založení obálky z výpisu šablon, kdy u vybrané šablony klikneme na tlačítko Použít. Tyto šablony mohou zakládat všichni uživatelé v rolích Administrátor, Manažer a Uživatel. Role uživatele Šablony nemůže vlastní šablony vytvářet, ale pouze používat sdílené šablony ostatních (více o sdílení dále v článku).
V tomto článku se věnujeme možnostem a nastavení uživatelských šablon, většina je však aplikovatelná i na šablonu výchozí.
Nastavení šablony
Každé šabloně můžete nastavit:
Název šablony - Interní název, podle kterého můžete šablony rozlišovat a vyhledávat. Ve výsledné obálce se nijak nepoužije. Pole není povinné a může obsahovat max 255 znaků.
Název obálky - Bude použito jako název obálky vytvořené ze šablony a tedy také jako předmět e-mailu s výzvou k podpisu (nemáte-li v Nastavení -> Zprávy zadáno jinak). Pole není povinné a může obsahovat max 255 znaků.
Popis - Zobrazeno pouze při povoleném poli popis v Nastavení -> Organizace -> Popis obálky. Slouží pouze pro interní popis, který zobrazujeme na výpise obálek /šablon a tím pádem jednodušší orientaci ve výpise. Příjemci obálek obsah tohoto pole nikde nevidí. Pole není povinné a může obsahovat max 255 znaků.
Štítky - Slouží pro interní označení šablon / obálek vlastními štítky (tagy). Štítky přiřazené šabloně se automaticky aplikují i na obálky vytvořené z dané šablony. Nový štítek vytvoříte v levém menu na výpise obálek. Lze použít například pro rozlišení smluv pro právnické a fyzické osoby, či rozlišení, jakých oddělení se týká (HR, Marketing...).
Dokumenty k podpisu - I do šablony je možné nahrát veškeré dokumenty k podpisu a přílohy. Při nahrání se uplatňují totožné validace jako na obálce, tj. max velikost jednoho dokumentu 20 MB, max 20 dokumentů, validace na typy dokumentů. Více k podmínkám nahrávání dokumentů viz samostatný článek.
V šablonách se obvykle využívá pro nahrání dokumentů obsahujících kompletní znění smlouvy bez vyplnění konkrétních dat o podepisujících / obchodním případu.
Příjemci - Vyplnění příjemců v šabloně není povinné, tedy lze ji vytvořit i zcela bez příjemců a ty doplnit až v průběhu tvorby obálky. Vyplnění příjemců už v šabloně však může práci značně ulehčit.
Oproti obálkám jsou v šabloně pro příjemce určitá specifická nastavení:
Zástupné jméno - jedná se o interní označení příjemce, abyste věděli, jaké údaje vyplnit. Typicky se používají označení jako Kupující a Prodávající, Zaměstnanec a Zaměstnavatel, případně Schvalovatel.
Automatické vyplnění příjemce - V dalším nastavení příjemce je možné určit zda a jak příjemce předvyplníme do obálky vytvářené ze šablony. Možnosti jsou:
Nenastaveno - Příjemce v obálce nebude nijak předvyplněn, všechna jeho data tedy budou prázdná a konkrétní data se vyplní až v obálce.
Přihlášený uživatel - V obálce budou data příjemce (jméno, e-mail, telefon) předvyplněna daty aktuálně přihlášeného uživatele, který šablonu použije. Hodí se, pokud víte, že bude smlouvu většinou podepisovat i uživatel vytvářející obálku.
Konkrétní příjemce - Zobrazí pole pro všechna data příjemce a lze tak už v šabloně zadat konkrétního příjemce, typicky jednatele. Používá se zejména pokud víte, že bude za firmu vždy podepisovat jedna konkrétní osoba. Stačí ji pak vyplnit pouze jednou v šabloně a do obálky se pak automaticky data přenesou.
Automaticky umístit pole (dostupné od tarifu Company a vyšších). Funkce automaticky vloží podpisové pole na místo v dokumentu, které obsahuje definovaný zástupný text. Např. si definujete zástupný text "_podpis_zaměstnance_", a na všechna místa v nahraném dokumentu, která obsahují "_podpis_zaměstnance_" se vloží vybrané podpisové pole. Více informací najdete v tomto článku.
Ostatní nastavení příjemce jsou totožná jako na obálce. Tedy je možné nastavit typ podpisu, ověření, nastavení polí a doručení odkazů. Stejně tak je možné zapnout určení pořadí příjemců či nastavit přiřazení dokumentů. Více k nastavením příjemců viz samostatný článek.
Připojená zpráva - Zadaná zpráva se použije jako obsah e-mailu s výzvou k podpisu. Ideální je zde tedy popsat co bude klient podepisovat, případně jak má podpis provést.
Zprávu je možné zadat pro všechny příjemce totožnou, či každému zvlášť. Pole není povinné a může obsahovat max 4096 znaků.
Brand - Má-li vaše organizace povolený branding, je možné si na šabloně navolit použití vlastního brandingu. V opačném případě je vždy nastaveno na náš Výchozí. Více k možnostem brandingu viz samostatný článek.
Sdílení - Vytvořené šabloně je možné nastavit, že bude viditelná a tedy i použitelná pouze pro toho uživatele, který ji vytvořil (navíc ji vždy vidí i uživatelé v roli Administrátor). Případně je možné povolit sdílení šablony v celé organizaci. V takovém případě bude šablona viditelná i ostatním uživatelům z organizace a budou ji tak také moci použít pro tvorbu obálek. Například uživatelé v roli Šablona mohou používat pouze sdílené šablony ostatních uživatelů (sami vytvářet nové ani editovat stávající nemohou).
Další nastavení šablony
V dalším nastavení jsou k výběru 2 možnosti:
Vždy převzít výchozí nastavení - Při použití šablony se převezme vždy aktuální výchozí nastavení, tedy z Nastavení> Obálka.
Použít vlastní - Otevře další možnosti výchozího nastavení šablony. Toto pak bude aplikováno při každém vytvoření obálky z šablony. Tedy nepřebírá se výchozí nastavení, ale pro šablonu se zadává vlastní.
Při volbě Použít vlastní jsou dále dostupná další nastavení:
Ostatní příjemci
Zadává se výchozí nastavení jednotlivým rolím příjemců, tedy pokud se v rámci obálky přidá nový příjemce aplikují se na něho tato nastavení.
Lze zadat vlastní nastavení dle rolí Podepisující, Schvalovatel, V kopii. Více k jednotlivým rolím příjemců viz samostatný článek.
Typ podpisu - Dostupné pouze pro roli Podepisující. Udává, jaký typ podpisu bude od příjemce během podepisování vyžadován.
Metoda ověření - Dostupné pouze pro roli Schvalovatel. Udává, jaká metoda schvalování bude vyžadována. Výběr z možností:
Schvaluje obálku - Příjemci se do obálky nevkládají žádná pole, jednoduše schvaluje obálku jako celek.
Jednotlivá pole (viditelná) - Příjemci je třeba do dokumentů vložit schvalovací pole, Příjemce tak schvaluje konkrétní dokument, na kterém je umístěno pole. Že je viditelné znamená, že schvalovací pole v dokončeném dokumentu vykreslíme obdobně jako je tomu u podpisové značky.
Jednotlivá pole (skrytá) - Totožné jako předchozí případ s tím rozdílem, že schvalovací pole nejsou v dokončených dokumentech viditelná.
Způsob ověření - Lze zadat různá ověření v různých bodech podepisování:
Před zobrazením dokumentů - příjemce se ověřuje ještě před nahlédnutím do obsahu obálky
Před podpisem - ověření příjemce bude vyžádáno před dokončením podepisování
Před stažením dokončených dokumentů - příjemce se ověřuje před vstupem do stránky pro stažení dokončených dokumentů
V jednotlivých bodech je možné zvolit ověření:
Bez ověření - Ověření v daném bodě nebude vyžadováno.
SMS - Příjemci v bodě ověření dorazí SMS s ověřovacím kódem, který je třeba přepsat do určeného pole. Nastavení ověření formou SMS vynutí povinnost pole Telefon na příjemci.
Bank iD - Příjemce v daném bodě projde ověřením pomocí bankovní identity. Je nutné, aby měl příjemce ve své bance zřízené a aktivní Bank iD (obvykle je aktivní ihned po založení účtu v bance a osobním ověření klienta na pobočce banky).
SMS nebo Bank iD - Dostupné ve všech bodech kromě Před podpisem. Umožňuje příjemci vybrat si sám, zda se ověří pomocí SMS či bankovní identity.
Osobní doklady - Dostupné pouze při aktivním modulu DigiSign Identify. Lze nastavit ve všech bodech kromě Před stažením dokončených dokumentů. Po vybrání tohoto ověření je uživatel vyzván k výběru scénáře ověření dokladů, scénáře se přebírají z Nastavení> DigiSign Identify> Scénáře ověření totožnosti. V bodě Před zobrazením dokumentů je možné vybrat pouze scénář, který má nastavenu metodu ověření Bez ověření. Ověření Osobními doklady je možné nastavit pouze v jednom z bodů ověření.
Nastavení atributů - Umožňuje nastavit viditelná pole příjemce či data získávaná z Bank iD:
Nastavení polí - Otevírá okno pro výběr polí příjemce. Tato pole se poté zobrazí u jednotlivých příjemců a je možné je vyplnit.
V případě, že je zároveň nastaveno ověření Bank iD či Osobními doklady je zároveň možné zaškrtnout, která z povolených polí budou povinná a bude oproti nim ověřováno. Tedy například, když zadáte zobrazení pole Datum narození a zároveň jej zaškrtnete jako ověřované vůči Bank iD bude hodnota data narození, kterou u příjemce v obálce zadáte ověřena oproti datu narození, které při ověřování získáme od banky. Budou-li se hodnoty lišit, ověření automaticky skončí chybou a příjemce nebude moci pokračovat v podpisu, dokud nad ním nebude spuštěno znovuodeslání obálky. Pro nastavení ověření oproti Bank iD je nutné, aby bylo dané pole zároveň vyžadováno v Nastavení Bank iD scopes.
Nastavení Bank iD - Otevírá okno s výběrem tzv. Bank iD scopes, tedy jednotlivými atributy, které je možné od banky během ověřování příjemce vyžadovat. Získaná data se pak dostanou do auditní stopy a zároveň si je můžete v DigiSign zobrazit v detailu obálky u ověřeného příjemce. Samotné požadování atributů neznamená, že tyto atributy ověřujeme, jejich ověření je možné nastavit přes Nastavení polí.
Doručení odkazu - Nastavuje jakým způsobem bude příjemcům doručeno:
Výzva k podpisu - První zpráva příjemci obsahující výzvu k podepsání odeslaných dokumentů. Obsahuje odkaz pro přechod k podpisu.
Odkaz na dokumenty ke stažení - Informace příjemcům o úspěšném dokončení obálky s odkazem pro stažení podepsaných dokumentů.
U každého z doručení je možné vybrat možnosti:
E-mailem - zpráva bude doručena pouze e-mailem
E-mailem a SMS zprávou - Zpráva bude doručena e-mailem a zároveň i SMS (je-li u příjemce zadán telefon)
Delegování - Dostupné pouze je-li povoleno delegování v Nastavení> Bezpečnost. Delegování je možné použít v kombinaci s typem podpisu Bank iD Sign, Bank iD ověřením či typem podpisu Osobním certifikátem. Prakticky funguje tak, že sice dochází k ověření příjemce, ale data získaná z ověření osoby nemusí odpovídat datům zadaným u příjemce v obálce. Po projití ověřením jsou data příjemce v obálce aktualizována na data získaná z ověření/podpisu.
Komunikace - Výchozí jazyk komunikace s příjemcem. E-maily a podpisové prostředí překládáme do několika jazyků, je tedy možné si vybrat, jaký jazyk bude pro příjemce použit.
Nastavení obálky
V této sekci se zadávají výchozí nastavení, která budou přebrána obálkou vytvořenou ze šablony.
Expirace a upozornění - Umožňuje nastavit počet dní od odeslání obálky, po kterých obálka přejde do konečného stavu Expirováno.
Zároveň umožňuje zadat až 3 upozornění příjemcům na to, že na ně čekají dokumenty k podpisu/schválení. Upozornění dojdou příjemcům v zadaný počet dní od odeslání / před expirací obálky. Tedy například bude-li obálka odeslaná 1.1.2025 a bude nastaveno upozornění 3 dny po odeslání, dorazí příjemcům upozornění 4.1.2025.
Podepsané dokumenty - Sekce nastavuje možnosti doručení dokumentů po podepsání:
Podepsané dokumenty jako příloha e-mailu - Podepsané dokumenty budou doručeny v příloze e-mailu o dokončení obálky. Odeslat dokumenty jako přílohu je možné pouze pokud velikost všech příloh nepřesáhne 10 MB a příjemce nemá nastaveno ověření před stažením dokončených dokumentů.
Zpřístupnit auditní stopu všem podepisujícím - Vzhledem k tomu, že auditní stopa vygenerovaná ke každé dokončené obálce může obsahovat citlivá data příjemců, je možné takto určit, zda má být doručována všem příjemcům v obálce. Vždy je možné auditní stopu získat přes DigiSign webovou aplikaci v detailu konkrétní obálky.
Zpřístupnit auditní stopu uživatelům organizace - Ze stejného důvodu je na zvážení, zda auditní stopu zpřístupnit i všem registrovaným uživatelům organizace, ze které obálka pochází a kterým byl doručen odkaz pro stažení dokončených dokumentů.
Časová razítka TSA - Časové razítko prokazuje čas vzniku finální verze obálky a prodlužuje ověřitelnost podpisů o 5 let a více. Použití může mít vliv na cenu, v závislosti na zvoleném plánu.
Časová razítka je možné vkládat na:
Dokončené dokumenty (doporučujeme)
Auditní stopu vygenerovanou k dokončené obálce
Nabízíme tyto typy časových razítek:
I.CA TSA (doporučujeme) - Kvalifikované časové razítko s platností min. 5 let. Poskytovatelem je První certifikační autorita, a.s.
I.CA ATSA - Kvalifikované časové razítko s platností min 5 let + automatické virtuální prodloužení o dalších 5 let. Poskytovatelem je První certifikační autorita, a.s.
PostSignum TSA - Kvalifikované časové razítko s platností min. 5 let. Poskytovatelem je Česká pošta, s.p.
Archivace - Nastavuje po kolik dní bude zachována Dokončená obálka. Po uplynutí nastavené doby bude automaticky smazána. V případě, že hodnotu necháte prázdnou, nebudou se Dokončené obálky automaticky mazat nikdy. Doporučujeme nastavit minimálně na 30 dní, kvůli dostupnosti stažení dokončených dokumentů. Jakmile je obálka smazána, nelze se k dokumentům přes odkaz ke stažení z e-mailu již dostat.
Podpisový arch - Zaškrtnete-li generování podpisových archů, pak na konec každého dokumentu v obálce automaticky vložíme podpisový arch, na který umístíme podpisová/schvalovací pole pro jednotlivé příjemce z obálky. Vkládat podpisová/schvalovací pole do obálky ručně v tomto případě nebude možné.
Možnost odmítnout podpis - Podepisující může odmítnout podpis obálky. Možnost odmítnout se podepisujícím zobrazí v e-mailu s výzvou k podpisu a při zobrazení dokumentů k podpisu. O odmítnutí budou informováni všichni příjemci, kterým již dorazila výzva, včetně odesílatele obálky. Po odmítnutí bude obálka automaticky zrušena a nebude tedy možné ji již dokončit, lze z ní však nadále vytvořit kopii, ve které se opraví připomínky a odešle se jako nová obálka.
Při povolení odmítnutí podpisu je možné určit, zda zároveň vynutíme i zadání důvodu odmítnutí, tento důvod je pak součástí e-mailů o odmítnutí.
Podepisovat další typy dokumentů - Elektronický podpis je možné vložit pouze do dokumentů typu PDF, proto je zde možnost automatického převodu ostatních typů dokumentů. V této sekci si můžete vybrat jaké typy dokumentů budeme po jejich nahrání automaticky převádět, budou tedy podepisovatelné. Dokumenty, které nebudou převedeny do PDF se nahrají pouze jako přílohy, to znamená, že není možné je podepsat a v zobrazení dokumentů během podepisování není zobrazen náhled jejich obsahu, je pouze možné si je stáhnout do svého zařízení.
Aktuálně umožňujeme automatické převody:
Textových dokumentů (např. word)
Tabulek (např. excel)
Obrázků (např. png)
Prezentací (např. powerpoint)
Sloučení dokumentů - Nastavuje výchozí hodnotu pro zapnutí/vypnutí sloučení dokumentů. Při zapnutí automaticky sloučíme všechny nahrané podepisovatelné (PDF) dokumenty do jednoho.
Toto se hodí například při podepisování typem podpisu Bank iD Sign, tento má totiž limity na počet podepisovaných dokumentů, který si určují sami banky, nelze tedy paušálně říci, jaký limit bude při podpisu aplikován, proto je ideální tomuto problému předejít právě sloučením do jediného dokumentu.
Vzhled podpisové značky - Umožňuje ovlivnit výsledný vzhled podpisové značky v podepsaném dokumentu.
Datum podpisu - Zobrazí/schová prvek s datem podpisu.
ID podpisu - Zobrazí/schová prvek s ID podpisu.
Grafické pozadí a logo - Zobrazí/schová pozadí a logo uvnitř podpisové značky.
Označení dokumentů identifikátorem obálky - Do dokumentů před odesláním automaticky vkládáme ID obálky, které může usnadnit jednoznačné párování dokumentu na auditní stopu. Upozorňujeme, že vložení ID obálky do dokumentů může způsobit vyhodnocení již existujících certifikátů v dokumentu jako neplatných, jedná se však o tzv. falešnou chybu, která nijak neovlivňuje právní platnost certifikátů viz náš článek na webu. Doporučujeme tento prvek do obálek vždy vkládat.
Tímto nastavením můžete ovlivnit umístění vloženého ID v rámci stránek dokumentů:
Pravý horní roh stránky
Střed stránky nahoře
Levý horní roh stránky
Pravý dolní roh stránky
Střed stránky dole
Levý dolní roh stránky
Nezobrazovat