Automatické vkládání podpisového pole automatizuje vytváření obálek, i když nevyužíváte API integraci s DigiSignem. Podpisová pole nemusíte ručně "naklikávat", vloží se sama na místo určené zástupným textem.
Díky této funkcionalitě můžete při použití šablony již jenom nahrát dokumenty, doplnit data k příjemcům a odeslat obálku k podpisu. O správné nastavení obálky a automatické vložení podpisových polí se díky šabloně postará DigiSign.
Funkce automatického vkládání podpisových polí je dostupná pro všechny organizace s tarifem COMPANY a vyšší.
1. Jak funguje automatické vkládání podpisového pole?
Automatické vkládání podpisového pole funguje na principu zástupného textu v dokumentu. Do míst, kde chcete vložit podpisové pole napíšete zástupný text (např. podpis_zamestnanec) a my jej pak v textu vyhledáme a vložíme přes něj podpisové pole.
V jednom dokumentu můžete mít více stejných zástupných textů, ale každý příjemce musí mít svůj unikátní.
Příklad: onboarding zaměstnance
Pokud budete například řešit nástupní proces se zaměstnancem, můžete mít dva druhy zástupného textu jeden pro zaměstnance (podpis_zamestnanec) a druhý pro zaměstnavatele (podpis_hrmanager).
Následně v obálce budete chtít podpisovat dokumenty:
Pracovní smlouva - zde budou podpisy obou
Předávací protokol - zde budou podpisy obou
Mzdový výměr - zde budou podpisy obou
Seznámení s BOZP a směrnicí - zde již jenom zaměstnance
Do dokumentů Pracovní smlouva a Předávací protokol napíšete oba zástupné texty a do Seznámení s BOZP a směrnicí již jenom zástupný text pro zaměstnance. Následně během nahrávání dokumentů do obálky pak již sami přidáme podpisové pole a vy nebudete muset dokumenty scrollovat a umisťovat pro jednotlivé příjemce podpisová pole. Navíc pokud se vám dokumenty často mění (např. počet odstavců), díky zástupným textům bude podpis vždy na správném místě.
V dokumentu tak můžete mít připraveno např. takto:
2. Nastavení šablony pro automatické vkládání
Zapnutí a nastavení funkcionality provedete na šabloně v detailním nastavení u konkrétního příjemce.
Po zapnutí se objeví dialogové okno pro nastavení:
Zástupný text
Zadejte textový řetězec, který bude v dokumentu unikátní pro umístění podpisového pole příjemci. Textový řetězec musí být minimálně 3 znaky dlouhý a může obsahovat pouze malé a velké znaky bez diakritiky, čísla, pomlčku, podtržítko a závorky (regex ^[\w\-\{\}\[\]\(\)=\,`]*$)
TIP: Zástupný text můžete udělat na dokumentu "neviditelný", když jej dáte stejnou barvou jako pozadí. Např. bílou barvou textu na bílém pozadí dokumentu.
Zarovnání pole vůči zástupnému textu
Zvolte si, jak se podpisové pole zarovná vůči zástupnému textu. Vlevo dole znamená, že zástupný text bude v levém dolním rohu podpisového pole.
Velikost podpisového pole
Velikost podpisového pole se nastavuje škálováním výchozí velikosti. Tzn. pokud necháte velikost 100%, tak bude ve výchozí velikosti. Pokud nastavíte 80%, bude velikost pole o 20% menší.
3. Vytvoření a odeslání obálky
Obálku založte z příslušné šablony, nahrajte do ní patřičné dokumenty a vyplňte údaje k příjemcům. Během nahrávání dokumentů, automaticky vyhledáme nastavené zástupné texty, vložíme podpisová pole a přiřadíme příjemci kterému dané podpisové pole patří.