Podpisová pole včetně samotného archu se vkládají do dokumentu automaticky bez zásahu uživatele. Systém automaticky přehledně rozmístí tato pole pro příjemce na samostatnou stránku pod dokument.
TIP: Podívejte se, jak podpisové archy využívá náš klient SGEF v případové studii.
Nastavení podpisového archu.
Pro využití podpisových archů je zapotřebí povolit funkci v Nastavení > Obálka. Po zaškrtnutí možnosti “generovat podpisové archy” nezapomeňte na tlačítko Uložit.
Dále je možné nastavit přímo ve vlastních šablonách, pokud funkci chceme využít pouze v konkrétních případech.
Jak správně použít podpisové archy?
Po nastavení funkce není třeba již nic vyplňovat a systém počítá s tím, že se všechny podpisy shromažďují na samostatné stránce podpisového archu a z pohledu uživatele není možnost podpisové nebo schvalovací pole ručně vkládat či přesouvat na jiné místo na dokumentu.
Na příkladu je vidět, že máme dva podepisující a jednoho schvalovatele.
V dalším kroku vidíme, že se podpisová i schvalovací pole přehledně a automaticky vložila na samostatný podpisový arch pod dokumentem.
Úprava dokumentů k podpisu.
Díky funkci Přiřazení dokumentů máte možnost nastavit, které dokumenty se budou podepisovat nebo schvalovat a které ne. Využijete v případě, že dokumentů je více a některé se nepodepisují ať už celkově (například VOP) nebo jenom některým příjemcem.
Tato možnost je viditelná v prvním kroku vytváření obálky u příjemce.
Zobrazení funcke nebo firmy u podpisového pole.
Pokud v Nastavení polí u příjemce vyplníme firmu nebo funkci, tak se tyto informace automaticky doplní do podpisového archu přímo k podpisovému poli.
Na co si dá pozor?
Pokud nahrajeme již podepsaný dokument, tak podpisové archy automaticky zneplatní tyto podpisy.
V případě, že nahráváte již podepsaný dokument doporučujeme tuto funkci nevyužívat a podpisová pole nahrát do dokumentu ručně.
O chybách, které mohou vést ke zneplatnění podpisů si můžete přečíst v samostatném článku.