Všechna podpisová pole se automaticky vloží na novou stránku za podepisovaný dokument. Ke kterým dokumentům bude podpisový arch vygenerován určíte nastavením viditelností v přiřazení dokumentů.
Podpisová/schvalovací pole včetně samotného archu se vkládají do dokumentu automaticky bez zásahu uživatele. Systém sám přehledně rozmístí tato pole pro příjemce na samostatnou stránku na konci dokumentu.
💡TIP: Podívejte se, jak podpisové archy využívá pro uzavírání leasingových smluv náš klient SGEF.
Nastavení podpisového archu
Používání podpisových archů nastavíte
Na výchozí šabloně pro vytváření nových obálek v Nastavení > Nastavení obálek > Volba “generovat podpisové archy”. Nezapomeňte změny potvrdit tlačítkem Uložit.
Na jednotlivých uživatelských šablonách v úpravě vybrané šablony dole: Další nastavení > Použít vlastní > volba“generovat podpisové archy”.
V obálkách využívajících podpisové archy
se na konec podepisovaného dokumentu automaticky vloží nový list s podpisovými/schvalovacími poli všech příjemců v roli podepisující nebo schvalovatel
není možné manuálně přidávat nebo přesouvat podpisová a schvalovací pole
je možné do dokumentu vkládat formulářová pole
Upozornění: Použitím podpisových archů se zneplatní stávající podpisy v podepisovaných dokumentech.
Zobrazení funkce nebo firmy u podpisového pole
Pokud v Nastavení polí u příjemce vyplníme firmu, funkci nebo označení smluvní strany, tak se tyto informace automaticky doplní do podpisového archu přímo k podpisovému poli.
Úprava viditelnosti dokumentů k podpisu
Díky funkci Přiřazení dokumentů máte možnost nastavit, které dokumenty se budou podepisovat nebo schvalovat, a které ne. Podpisový arch pak bude generován pouze k těm dokumentům, které mají přiřazeného alespoň jednoho příjemce s nastavením Podepisuje/Schvaluje (v případě schvalování musí být zároveň nastaven režim schvalování jednotlivých polí).
Využijete v případě, že dokumentů je více a některé se nepodepisují ať už celkově (například VOP) nebo jenom některým příjemcem.
Nastavení přiřazení dokumentů najdete v prvním kroku vytváření obálky/šablony pod seznamem příjemců.
Zneplatnění předchozích podpisů při použití podpisových archů
Pokud do DigiSignu při vytváření obálky nahrajete již podepsaný dokument, který např. potřebujete dopodepsat za vaší stranu, tak při použití funkce podpisových archů dojde ke zneplatnění předchozích podpisů.
Ke zneplatnění v tomto případě dojde z důvodu, že se do dokumentů přidává nová stránka a tak dojde ke změně dokumentu. Tuto změnu následně různé validační služby vyhodnocují jako narušení dokumentu a podpisů v nich.
Aplikace vás na toto upozorní informační touto informační hláškou:
Doporučení: Pro podpis dokumentů, které jsou již částečně podepsané doporučujeme nevyužívat funkci podpisových archů, ale pouze doplnit podpisové pole do dokumentu standardní cestou. Tím dojde k zachování integrity dokumentů a podpisy budou i nadále po dokončení podpisu v DigiSign platné.