Smluvní dokumentace často zahrnuje více souvisejících dokumentů. Proto v DigiSignu pracujeme s (virtuálními) obálkami, které udrží všechny dokumenty spolu.
Do obálky podobně jako v reálném světě vložíte dokumenty a určíte příjemce. K tomu můžete podle svých potřeb upravit další nastavení.
TIP: za druhý a další dokumenty v obálce už nic neplatíte. Celkem můžete mít v obálce až 20 dokumentů za jednu cenu.
Název (obálky)
Váš interní název, podle kterého můžete obálky rozlišovat a vyhledávat. Zobrazuje se ve výpisu obálek.
Název se také použije jako předmět e-mailu s výzvou k podpisu (výchozí nastavení). Předměty e-mailů pro příjemce si můžete upravit v Nastavení > Zprávy.
Popis (obálky)
Slouží pro vaše interní označení obálky či poznámky. Obsah pole se zobrazuje jen uživatelům DigiSignu, žádní příjemci obálek jej nevidí.
Zobrazení pole Popis zapnete v menu Nastavení > Rozšířené možnosti> Popis obálky. (Pole není ve výchozím nastavení viditelné).
TIP: nad názvem obálky i polem Popis funguje fulltextové vyhledávání. Když si vyplníte např. do pole Popis osobní číslo zaměstnance nebo IČ firmy, jednoduše si podle něj vyhledáte veškeré obálky.
Nahrání dokumentů
Nahrát můžete jakékoli dokumenty. Běžné textové (word, .pdf apod.) jsou rovnou připravené k podpisu; tabulky nebo obrázky považujeme ve výchozím stavu za přílohu a jejich podepisování povolíte v Nastavení > Nastavení obálek, sekce Podepisování dalších typů dokumentů (více informací).
Dokumenty můžete sloučit do jednoho, přejmenovat, měnit jejich pořadí či skrýt vybraným příjemcům (více informací).
Příjemci
Příjemci jsou všichni, kdo mají dokumenty podepsat, schválit či dostat v kopii.
V běžném nastavení stačí vyplnit jméno, e-mail, telefonní číslo. Ostatní náležitosti jsou již přednastavené.
U příjemců můžete vybrat jazyk, určit pořadí, v jakém mají podepisovat, způsob ověření nebo jim některé dokumenty skrýt.
Přečtěte si podrobné možnosti nastavení příjemců.
Připojená zpráva
Text e-mailu s výzvou k podpisu (či schválení) pro příjemce. Může být stejný pro všechny, nebo individuální pro každého příjemce.
Další nastavení
Lhůta na podpis a připomínky
Obálky mají nastavenou omezenou platnost (expiraci), poté již není možné obálku podepsat ani ji nijak obnovit. Maximální nastavitelná lhůta je až 1 rok (365 dnů).
Lhůtu na podpis je v obálce možné nastavit 2 způsoby:
Pevné datum - Zadáváte exaktní datum a čas a kdy má dojít k expiraci obálky.
Lhůta od odeslání - Zadáváte počet dní/ týdnů/ měsíců, po kterých má dojít k expiraci (počítá se od data odeslání obálky). Zadáváte i přesný čas expirace.
TIP: I po odeslání obálky můžete upravit lhůtu expirace (na termín v budoucnu), nebo upravit příjemce, způsoby ověření apod. a to pomocí korekce obálky.
Příjemcům můžete e-mailem automaticky odeslat až tři připomínky podpisu. Dobu odeslání určíte jako:
X dnů po (prvotním) odeslání obálky
nebo Y dnů před nejzazším dnem podpisu (expirací obálky).
Doba uložení obálky
Dokončené obálky jsou po podpisu bezpečně uložené v DigiSignu. Ve výchozím nastavení po neomezenou dobu, dokud obálku manuálně nesmažete nebo nezrušíte účet.
Pro každou obálku můžete nastavit vlastní dobu uložení:
Uložit trvale - Obálka bude uložena po neomezenou dobu, k jejímu automatickému smazání nikdy nedojde.
Smazat po zvolené době - Nastavíte vlastní počet dní/ týdnů/ měsíců/ let, po kterých obálku automaticky smažeme. Maximální hodnota je 100 let.
Smazat po dokončení - Obálka bude automaticky smazána ihned po dokončení.
Po určené lhůtě bude obálka automaticky přesunuta do koše.
Pro obálky v koši již nefunguje odkaz na stažení dokumentů, nicméně obálka se z koše stále dá obnovit, čímž se odkaz opět aktivuje.
Nastavení koše
Dokumenty v koši můžete smazat manuálně (volba Smazat navždy), nebo se smažou automaticky po 30 dnech (výchozí nastavení).
Výchozí lhůtu upravíte v Nastavení > Archiv > Nastavení Koše, nastavit můžete rozmezí 0 - 365 dnů.
Navždy smazané dokumenty již není možné obnovit. V DigiSignu po smazání uchováváme po dobu 10 let pouze anonymizovaná metadata a otisky dokumentů (fingerprint) sloužící k ověření pravosti podpisů a dokumentů.