Identifikátor obálky (ID obálky) je jedinečný identifikátor generovaný pro každou obálku v systému DigiSign. Když odešlete obálku, můžete určit, zda bude ID vizuálně zahrnuto na vašich dokumentech pro jednoduší propojení s auditní stopou a dohledáním v aplikaci.
Na právní platnost podepsaných dokumentů nemá zapnutí/vypnutí funkce vliv. Jedná se o uživatelskou preferenci, zda chcete používat.
Jak funguje označování dokumentů ID obálky?
Ve výchozím nastavení vaší organizace je funkce automatického vkládání ID obálky do dokumentů povolená. Díky této funkci se na každou stranu vašeho dokumentu vloží ID obálky (ve které byly dokumenty odeslány k podpisu) a stane se tak jejich nedílnou součástí.
ID obálky pak využijete pro snazší vyhledávání v systému DigiSign nebo při propojení s auditní stopou a dokumentem.
Místo, do kterého se bude ID obálky do dokumentu vkládat můžete změnit v Nastavení > Obálka nebo na jednotlivých uživatelských šablonách v sekci Označení dokumentů identifikátorem obálky.
Jak vypnout označování dokumentů ID obálky?
Pokud nechcete tuto funkci používat, stačí nastavit umístění značky na volbu Nezobrazovat. Využijete zejména v případech, kdy do systému nahráváte k podpisu již podepsané dokumenty nebo nechcete vizuálně narušovat podobu vašich dokumentů.
Ikdyž se ID obálky do dokumentů přestane vkládat, nadále zůstává v metadatech souborů dostupné, a tak i stále existuje propojení podepsaných dokumentů se systémem DigiSign a auditní stopou, není se tedy třeba obávat, že by pak dokumenty nebylo možné identifikovat.
TIP: Nezapomeňte, že pokud změníte nastavení označování dokumentů v Nastavení > Obálka, je třeba provést změnu i na všech ostatních uživatelských šablonách, které nesdílý nastavení s výchozí šablonou.
Automatické vypnutí funkce při nahrání podepsaného dokumentu
Pokud do systému DigiSign při vytváření obálky nahrajete již podepsaný dokument, systém automaticky vypne funkci vyplňování identifikátoru, aby nedošlo k narušení platnosti předchozích podpisů.
Uživateli se zároveň zobrazí následující hláška:
