Pro hromadnou rozesílku potřebujete jen:
připravenou šablonu s dokumenty a nastavenými podpisovými a případně formulářovými poli
připravený zdroj dat v .csv formátu
O založení obálek, doplnění dat a všechno ostatní se postará DigiSign.
Modul je dostupný pro tarif COMPANY a vyšší nebo na objednání.
1) Vytvoření šablony pro hromadnou rozesílku
Abyste mohli odeslat obálky hromadnou rozesílkou, je potřeba mít připravenou šablonu, na základě které bude hromadná rozesílka probíhat. Šablona musí mít:
alespoň jeden připravený dokument, který se bude podepisovat
alespoň jednoho příjemce se zástupným jménem
každý příjemce měl přiřazené alespoň jedno podpisové nebo schvalovací pole (neplatí pro příjemce v roli Kopie pro čtení a při aktivním podpisovém archu)
vyplněnou zprávu pro příjemce (stejná pro všechny nebo každý svou vlastní)
V šabloně můžete použít všechny její možnosti, tak jak znáte.
2) Vytvoření hromadné rozesílky
Vytvořit hromadnou rozesílku můžete dvěma způsoby. Přímo z výpisu šablon nad konkrétní šablonou, a nebo z výpisu hromadných rozesílek.
A) z výpisu šablon:
přejděte v menu do Šablony
klikněte na 3 tečky u konkrétní šablony
zvolte Vytvořit rozesílku
vytvoří se vám hromadná rozesílka s již vybranou šablonou
B) z výpisu hromadných rozesílek:
přejděte v menu do Obálek
klikněte na záložku Hromadné rozesílky v levém panelu
klikněte na tlačítko Nová rozesílka +
vytvoří se vám hromadná rozesílka bez vybrané šablony
3) Příprava Hromadné rozesílky (1. krok)
Jakmile jste vytvořili Hromadnou rozesílku, můžete ji připravit k odeslání doplněním potřebných informací.
3.1) Základní údaje
Po vytvoření hromadné rozesílky můžete snadno vybírat nebo měnit šablonu, která se použije pro hromadné odeslání obálek.
Upozornění: Pokud použijete pro rozesílku špatně nastavenou šablonu, aplikace vás sama na chybu upozorní a budete moci šablonu opravit.
Zadejte název rozesílky, který vám následně pomůže v jejím snadném dohledávání ve výpisu. Název slouží pouze pro vaše interní použití.
3.2) Vytvoření souboru s kontakty a daty
V této části potřebujete vytvořit CSV soubor s daty, které se použijí pro odesílání obálek. Soubor si můžete vytvořit na základě:
připraveného vzoru CSV (doporučujeme)
sestavením vlastního souboru
Každý řádek v CSV souboru reprezentuje jednu obálku, kterou na základě dat v řádku vytvoříme a odešleme.
Vytvoření pomocí připraveného vzoru CSV (doporučujeme)
Klikněte na tlačítko "Stáhnout vzor CSV".
Následně se vám stáhne připravená šablona CSV souboru pro vyplnění.
Soubor otevřete v nějakém tabulkovém editoru jako například Excel nebo Google Tabulky pro doplnění dat.
Ve staženém souboru uvidíte v prvním řádku (hlavička) připravené sloupce podle nastavení vaší šablony. Hlavičku nijak neupravujte. V hlavičce jsou:
Údaje k obálce
Údaje k příjemcům
Ty jsou složené ze zástupného jména příjemce ze šablony a jeho pole k vyplnění (např. HR manager.email).
Pokud máte v šabloně více příjemců (např. HR manager a Zaměstnanec), každý bude mít vlastní sloupce k vyplnění dat.
Povinnost vyplnění konkrétních dat se odvíjí od nastavení šablony.
Následně vyplňte řádky a sloupce daty o příjemcích a obálce:
envelope.name => vyplnění názvu dané obálky (Povinné k vyplnění)
zástupné jméno.email => vyplnění emailu příjemce (Povinné k vyplnění)
zástupné jméno.name => vyplnění jména a příjmení příjemce (Povinné k vyplnění)
zástupné jméno.mobile => vyplnění mobilní číslo příjemce (Povinné k vyplnění - pouze pokud máte nastavené ověření pomocí SMS). Mobilní číslo musí být ve formátu E.164:
[+][předvolba][mobilní číslo]
příklad: +420775300317
Tip: V Excelu nebo Google Tabulkách přidejte jednoduchou uvozovku ' před telefonní číslo, aby se symbol "+" neodstranil (např. '+420775300317). Alternativně nastavte formátování daného sloupce jako text.
CSV soubor může mít maximálně 5 000 řádků (vyjma hlavičky).
Uložte soubor jako formát CSV. Jako oddělovač můžete použít čárku "," nebo středník ";" a kódování musí být UTF-8.
Takto připravený soubor můžete nahrát do vytvořené Hromadné rozesílky v DigiSign.
Vytvoření vlastního souboru
Můžete si také vytvořit vlastní CSV soubor (bez použití připraveného vzoru) v nějakém tabulkovém editoru jako například Excel nebo Google Tabulky. Pravidla pro vytvoření souboru jsou následující:
První řádek (hlavička) vašeho CSV souboru musí obsahovat sloupce s názvy. Všechny názvy můžete jednoduše kopírovat pomocí ikonky u jednotlivých položek.
V hlavičce musí být všechny položky se shodnými názvy co jste kopírovali.
Vyplňte řádky a sloupce daty o příjemcích a obálce:
envelope.name => vyplnění názvu dané obálky (Povinné k vyplnění)
zástupné jméno.email => vyplnění emailu příjemce (Povinné k vyplnění)
zástupné jméno.name => vyplnění jména a příjmení příjemce (Povinné k vyplnění)
zástupné jméno.mobile => vyplnění mobilní číslo příjemce (Povinné k vyplnění - pouze pokud máte nastavené ověření pomocí SMS). Mobilní číslo musí být ve formátu E.164:
[+][předvolba][mobilní číslo]
příklad: +420775300317
CSV soubor může mít maximálně 5 000 řádků (vyjma hlavičky).
Uložte souboru jako formát CSV. Jako oddělovač můžete použít čárku "," nebo středník ";" a kódování musí být UTF-8.
Takto připravený soubor můžete nahrát do vytvořené Hromadné rozesílky v DigiSign.
3.3) Nahrát vyplněný soubor
Soubor, který jste si vytvořili, nahrajte do hromadné rozesílky a pokračujte pomocí modrého tlačítka v pravo nahoře "Pokračovat ke kontrole".
Při nahrání souboru překontrolujeme že má soubor:
všechny potřebné sloupce
správně nastavené formátování (UTF-8) a použití oddělovačů (čárka nebo středník)
počet řádků v souboru (maximálně 5 000)
Pokud máte nějakou chybu v nastavení rozesílky nebo v nahraném souboru, budete muset chybu opravit a nahrát CSV soubor znovu.
4) Kontrola Hromadné rozesílky (2. krok)
Ve druhém kroku Hromadné rozesílky vám zobrazíme nahraná data. Data zobrazujeme ve dvou záložkách:
V záložce "V pořádku" uvidíte řádky (budoucí obálky), které mají všechna data správně vyplněna a můžete je ještě jednou překontrolovat.
V záložce "Chyba" uvidíte chybové řádky (pokud nějaké máte), které mají v nějaké hodnotě (buňce) chybu. Nejčastěji to je chybějící hodnota, nevalidní email nebo mobilní číslo a nepodporované znaky.
Pokud CSV soubor obsahuje chyby v datech, musíte opravit všechny chyby v souboru a následně znovu nahrát pomocí tlačítka "Nahrát jiný soubor".
Jakmile je váš CSV soubor bez chyb, můžete pokračovat k poslednímu kroku Shrnutí a následnému odeslání obálek.
5) Shrnutí a odeslání Hromadné rozesílky (3. krok)
V závěrečném kroku uvidíte shrnutí o podepisujících (zástupné jméno příjemce) a jejich nastavení, tak jak máte nastaveno na šabloně:
pořadí (pokud je nastavené)
typ podpisu
metody ověření
způsob doručení výzvy a podepsaných dokumentů
Pokud máte na organizaci měsíční limit obálek, zobrazíme vám informaci, kolik obálek vám po rozeslání ještě bude zbývat k čerpání.
5.1) Odeslání hromadné rozesílky:
Samotné odeslání (zpracování) hromadné rozesílky pak provedete:
Kliknutím na tlačítko "Potvrdit a odeslat" v pravém horním rohu.
Potvrzením dialogu k rozeslání pomocí tlačítka "Potvrdit".
Pokud máte v datech nějakého příjemce vícekrát, dostane vždy individuální výzvu k podpisu obálky.
Během odesílání (zpracování) hromadné rozesílky již není možné rozesílku upravit nebo zastavit. Po celou dobu zpracovávání hromadné rozesílky je šablona, ze které probíhá hromadná rozesílka, uzamčena pro úpravy.
Správa hromadných rozesílek
O tom, jak spravovat hromadné rozesílky, sledovat jejich progres a statistiky si přečtěte v následujícím článku 👉 Správa hromadné rozesílky.