Všechny vaše hromadné rozesílky najdete ve výpisu Hromadné rozesílky v menu Obálky. Ke všem rozesílkám máte přístup i zpětně a navíc s podrobným detailem statistik a informací. Můžete tak sledovat rozesílku ve všech jejich stavech:
Vytvořeno => Vaše rozpracovaná / uložená hromadná rozesílka
Rozesílá se => Právě probíhá vytváření a odesílání obálek na základě šablony a CSV souboru
Zpracováno => Všechny obálky jsou na základě CSV souboru vytvořené a odeslané
Výpis hromadných rozesílek
Na této stránce uvidíte všechny vaše vytvořené hromadné rozesílky včetně možnosti mezi nimi vyhledávat, filtrovat, počty odeslaných obálek a sledovat stav rozesílek. Můžete odtud i novou rozesílku vytvořit pomocí tlačítka "Nová rozesílka +".
Rozesílky, které vyžadují vaší pozornost obsahují žlutý štítek Zkontrolujte chyby. Takové rozesílky obsahují neodeslané obálky a v detailu rozesílky uvidíte čeho se chyba týká a budete ji moci vyřešit.
Pokud vás zajímá více informací, můžete se kliknutím na řádek podívat na detail rozesílky pro získání podrobnějšího stavu rozesílky a obálek v ní.
Detail hromadné rozesílky
Detail hromadné rozesílky a dostupné akce se vám mění podle jejího stavu. Každá rozesílka má svůj název, ID rozesílky (podobně jako obálky), vlastníka. Postupně pak rozesílce doplníte i navázanou šablonu a CSV soubor.
1) Stav rozesílky - Vytvořeno
Jakmile začnete vytvářet hromadnou rozesílku, automaticky se vytvoří i záznam do výpisu. V detailu rozesílky pak najdete všechny doplněné údaje, tak jak jste si jej naposledy uložili během jejího vytváření.
Dostupné akce v tomto stavu rozesílky jsou
Přejmenovat => změníte interní název rozesílky
Odstranit => smažete hromadnou rozesílku včetně nahraného CSV souboru
Pokračovat v založení => budete přesměrování do procesu vytváření rozesílky pro její odeslání
2) Stav rozesílky - Rozesílá se
Po potvrzení rozeslání, se změní stav hromadné rozesílky na Rozesílá se. Během tohoto stavu DigiSign prochází jednotlivé řádky CSV souboru, ze kterých vytváří a odesílá obálky.
Průběh rozesílání můžete sledovat v detailu hromadné rozesílky kde uvidíte widget Zpracováno, který se průběžně sám aktualizuje.
Upozornění: Během rozesílání nelze hromadnou rozesílku pozastavit nebo zrušit. Zároveň je šablona uzamčena proti změnám. Použít šablonu (např. pro další rozesílku) je možné.
3) Stav rozesílky - Zpracováno
Po odeslání všech obálek se změní stav rozesílky na finální stav Zpracováno. V tomto stavu můžete sledovat jednotlivé obálky a průběžně se aktualizují statistiky o dokončených obálkách ve widgetu.
Zpracováno => počet zpracovaných řádků z CSV souboru
Dokončeno => dokončené (podepsané) obálky v hromadné rozesílce
Hromadnou rozesílku můžete v tomto stavu přejmenovat a máte zde k dispozici i CSV soubor, ze kterého rozesílka probíhala.
V dlaždici "Detailní přehled ->" najdete podrobné statistiky o všech obálkách a příjemcích na jednom místě.
TIP: Kliknutím na stavy u obálek si zobrazíte vyfiltrovaný výpis obálek.
Chyby v detailu hromadné rozesílky
Během vytváření rozesílky vás DigiSign sám upozorňuje na správné nastavení hromadné rozesílky, aby vše bylo zpracováno a obálky odeslány k podpisu (včetně upozornění na počet zbývajících obálek k odeslání dle tarifu).
Pokud během zpracování hromadné rozesílky nastane nějaká chyba, tak se zobrazí widget Chyba s počtem chyb v dané rozesílce.
U jednotlivých obálek máte možnost si zobrazit důvod chyby a proklikem na obálku ji případně opravit a odeslat => chybu vyřešit.
TIP: Někdy se může stát, že posíláte přesný takový počet obálek v hromadné rozesílce, kolik vám zbývá k čerpání. Pokud někdo mezitím odešle obálku a vyčerpá tak limit pro některé obálky v hromadné rozesílce, stačí obálky dokoupit a odeslat jednotlivé obálky dodatečně => tím opravit chybu.