Sekce Obálky je centrálním místem pro správu všech vašich dokumentů v rámci pracovního prostoru. Umožňuje sledovat průběh podepisování, třídit obálky a provádět nad nimi rychlé akce.
Přehled obálek
V hlavní části obrazovky vidíte seznam obálek. Tabulka obsahuje tyto informace:
Název, popis a štítky: Název obálky včetně popisu doplněný o barevné štítky (např. HR, Leasing) pro rychlou vizuální orientaci a případné filtrování.
Příjemci: Jména všech příjemců v dané obálce.
Vytvořeno: Datum a čas založení obálky.
Stav: Aktuální fáze procesu (např. Koncept, Odesláno, Dokončeno). Ve stavovém sloupci případně najdete i upozornění na blížící se expiraci (5 dní před datem expirace obálky) nebo upozornění na chyby u příjemců (chyby doručení či ověření). Co který stav znamená se dočtete v samostatném článku.
Akční menu (tři tečky): Na konci každého řádku najdete kontextovou nabídku pro rychlé akce (např. smazání, kopírování nebo úpravu štítků). Dostupné akce se řídí rolí uživatele a aktuálním stavem obálky
Kontextové akce nad obálkami z výpisu
Kontextové akce nad obálkami z výpisu
Stav obálky | Dostupné akce |
Koncept | Pokračovat v založení, Přejmenovat, Odstranit, Upravit štítky |
Odesláno | Odeslat znovu, Korekce, Kopírovat, Přejmenovat, Zrušit, Odstranit, Upravit štítky |
Probíhá korekce | Pokračovat v korekci, Kopírovat, Přejmenovat, Zrušit, Odstranit, Upravit štítky |
Dokončeno | Odeslat znovu, Kopírovat, Přejmenovat, Odstranit, Upravit štítky |
Zrušeno, Expirováno, Odmítnuto, Zamítnuto | Kopírovat, Odstranit, Upravit štítky |
Viditelnost obálek
Jako uživatel z pracovního prostoru nemusíte v seznamu vidět všechny obálky z daného prostoru. Jejich viditelnost se řídí uživatelskou rolí v kombinaci s vlastnictvím obálky a popřípadě tím, zda je i příjemcem dané obálky. Více k viditelnostem dle role najdete v samostatném článku.
Vytvoření nové obálky
Pro zahájení nového procesu podpisu klikněte na tlačítko Nová obálka v pravém horním rohu nad seznamem obálek. Tímto se spustí vytváření nové obálky, která se do výpisu automaticky založí ve stavu Koncept. Více k vytváření obálek najdete v průvodcích pro odeslání obálek.
Rychlé filtry obálek (levý panel)
V levém panelu najdete seznam předpřipravených rychlých filtrů, které automaticky třídí obálky podle jejich aktuální fáze:
Vše: Kompletní přehled všech vašich obálek bez ohledu na stav.
Čeká na podpis: Obálky, u kterých se aktuálně čeká na podpis/schválení některého z příjemců.
Rozpracované: Obálky, které jsou zatím v procesu vytváření, a tedy ještě nebyly odeslány k podpisu.
Zrušené: Obálky, které byly některým z uživatelů aplikace ručně stornovány nebo vypršela jejich platnost.
Chyba u příjemce: Obálky, u kterých se vyskytla chyba příjemce. Sledují se chyby doručení výzvy k podpisu/schválení, doručení dokončených dokumentů nebo chyby při ověření příjemce.
Dokončené (Archiv): Zde naleznete všechny úspěšně dokončené obálky, u kterých zatím neuplynula doba archivace. Po uběhnutí doby archivace se automaticky přesouvají do koše.
Koš
V koši najdete všechny ručně smazané obálky, popřípadě i dokončené, kterým uběhla nastavená doba archivace.
Obálky ve stavech Odesláno nebo Probíhá korekce budou před přesunutím do koše zrušeny.
Obálky v koši zůstávají pouze po určitou dobu (výchozí je 30 dní od smazání), než dojde k jejich trvalému odstranění. Dobu, po kterou zůstávají obálky v koši může změnit administrátor v sekci Nastavení > Archiv. Promazávání koše je možné nastavit od 0 (obálky se kompletně odstraní z koše ihned po jejich vložení) až do 365 dní. Po uplynutí této doby jsou obálky nenávratně smazány, v opačném případě je možné je z koše ještě obnovit pomocí kontextové akce pod třemi tečkami.
U dokončených obálek v koši není již pro příjemce možné stáhnout podepsané dokumenty. Nejprve takovou obálku obnovte, tím se opět zpřístupní i možnost stažení.
Kontextové akce nad obálkami v koši
Kontextové akce nad obálkami v koši
Stav obálky | Dostupné akce |
Koncept | Přejmenovat, Smazat navždy, Upravit štítky, Obnovit |
Zrušeno, Expirováno, Odmítnuto, Zamítnuto | Kopírovat, Smazat navždy, Upravit štítky, Obnovit |
Dokončeno | Kopírovat, Přejmenovat, Smazat navždy, Upravit štítky, Obnovit |
Štítky
Seznam vašich uživatelských kategorií s barevným rozlišením. Kliknutím na štítek zobrazíte pouze obálky, které ho mají přiřazený.
Štítky k obálkám můžete přiřadit pomocí drag n' drop funkcionality, tedy přenesením obálky z výpisu na daný štítek, popřípadě opačně přenesením štítku na obálku z výpisu, kterou jím chcete označit. Štítky je možné přiřazovat i v průběhu vytváření obálky/šablony nebo v detailu existující obálky.
Nový štítek vytvoříte přes tlačítko "+ Vytvořit nový".
Štítky jsou sdílené pro obálky i šablony. Je-li štítek přiřazen šabloně, bude automaticky aplikován i na obálky vytvořené z této šablony.
Hromadné rozesílky
V levém panelu naleznete také specifickou položku Hromadné rozesílky, která obsahuje výpis vytvořených hromadných rozesílek obálek. Obsahuje-li vaše předplatné tento modul, můžete odtud také zakládat nové.
Více k hromadným rozesílkám najdete v samostatném článku.
Vlastní filtrování a vyhledávání
Pokud spravujete větší množství dokumentů, tlačítko Filtry (vedle tlačítka pro novou obálku) vám umožní zúžit výběr podle široké škály kritérií jako:
Název obálky nebo popis
ID obálky / ID hromadné rozesílky
Příjemci: Vyhledávání podle jména nebo e-mailu příjemců.
Stav
Chyba u příjemce
Vytvořil / Odeslal: Filtrování podle uživatele pracovního prostoru, který obálku v systému založil nebo ji odeslal.
Vlastník obálky / Skupina: Zobrazení obálek patřících konkrétnímu uživateli nebo uživatelům z určité pracovní skupiny.
Důležitá data: Filtrování podle data vytvoření, odeslání, dokončení, smazání nebo expirace v definovaném časovém rozmezí.
Štítky
Brand: Pokud využíváte více vizuálních identit, můžete filtrovat obálky podle přiřazeného brandingu.
Nad obálkami je také možné vyhledávat fulltextově pomocí pole Hledat nad výpisem. V tomto případě se vyhledává v:
Názvu / popisu obálky
Jméně / e-mailu / telefonu příjemců