Detail obálky vám poskytuje kontrolu nad celým procesem podpisu či schvalování. Najdete zde nejen aktuální stav všech zúčastněných stran, ale také nástroje pro operativní změny v průběhu distribuce obálky.
Do detailu obálky se dostanete, pokud jste:
vlastníkem obálky - obvykle odesílatel obálky, nad obálkou můžete provádět úpravy.
příjemcem obálky a zároveň uživatelem z pracovního prostoru odkud obálka pochází - detail obálky pouze v režimu pro čtení, bez možností provádění úprav.
uživatel s rolí Administrátor nebo Manažer - přístup do detailu všech obálek z pracovního prostoru s možností je upravovat.
Záhlaví a Akční lišta
V záhlaví detailu obálky vidíte název obálky, její interní popis a přiřazené štítky. Zde můžete také štítky flexibilně přidávat či odebírat.
Hned vedle najdete Akční lištu s nejdůležitějšími funkcemi, jako třeba:
Odeslat znovu: Rychlá možnost znovu vyrozumět všechny příjemce, kteří dosud neprovedli požadovanou akci.
Korekce: Umožňuje provést komplexní změny nad již odeslanou obálkou.
Menu (tři tečky): Zde najdete další pokročilé akce, jako je například zrušení nebo zkopírování obálky.
Jaké akce jsou dostupné závisí na aktuálním stavu obálky. Popis všech možných stavů a akcí nad obálkami najdete v samostatném článku.
V hlavičce se může objevit také žlutý info blok o chybě ověření nebo nedoručení dokumentů příjemci. V takovém případě následujte pokyny z tohoto bloku, abyste chyby odstranili.
Obsah obálky a příjemci
Informace o obsahu obálky jsou rozděleny do bloků pro dokumenty (Obsah obálky) a pro příjemce (Příjemci, Připojená zpráva, Upozornění příjemců).
Obsah obálky (dokumenty)
Zde najdete seznam všech dokumentů vložených do obálky, a to jak odesílatelem, tak příjemci obálky. V případě dokumentů nahraných odesílatelem ještě během tvorby obálky jde o dokumenty z kategorií: Dokumenty k podpisu a Přílohy. Dokumenty nahrané příjemcem během podepisování najdete v kategorii Nahráno: Jméno příjemce.
Kliknutím na název dokumentu, si zobrazíte jeho náhled. Kliknutím na ikonu stažení po najetí na dokument tento dokument stáhnete.
Přiřazení dokumentů
Kliknutím na odkaz Přiřazení dokumentů si můžete zobrazit, jak byly nastaveny viditelnosti dokumentů jednotlivým příjemcům obálky. Přejete-li si přiřazení změnit, je třeba úpravy provést přes korekci.
Stažení dokumentů
Kliknutím na odkaz Stáhnout se otevře dialogové okno s možnostmi stažení dokumentů z obálky.
Můžete si vybrat z jakých kategorií si přejete dokumenty stáhnout a v jaké formě (balíček zip, nebo jednotlivé dokumenty).
Možnost Stáhnout není dostupná pro prohlížeče Safari z důvodu výchozích nastavení tohoto prohlížeče, který může hromadná stahování blokovat.
Je případně nutné stahovat po jednotlivých dokumentech.
U dokumentu se zobrazuje žlutý vykřičník?
U některých dokumentů se může zobrazovat žlutý vykřičník s hláškou: "Dokument obsahuje podpisy, jejichž platnost není možné ověřit."
Tuto informaci zobrazujeme, pokud v dokumentu existují neplatné nebo neověřitelné podpisy, což může být způsobeno:
Narušením integrity dokumentu - v dokumentu po podpisu došlo ke změnám obsahu
Vložením neplatného/revokovaného certifikátu
Vypršením časové platnosti TSA
Vložením certifikátu vydaného neznámou certifikační autoritou. Certifikáty ověřujeme oproti seznamu autorit dle EU.
Tato hláška je pouze informativní a nemusí nutně znamenat, že je dokument neplatný. Doporučujeme ale provést jeho kontrolu, zda nedošlo k nechtěným změnám nebo chybám.
Příjemci
U každého příjemce vidíte jeho jméno, roli v obálce, e-mail, telefon a hlavně aktuální stav. Kliknutím na řádek příjemce rozbalíte další informace o jeho nastavení.
U jednotlivých příjemců může být dispozici akční menu (tři tečky), které umožňuje provádění různých akcí jako znovu odeslání výzvy nebo rychlé úpravy příjemce.
Více k možným stavům a dostupným akcím nad příjemci se dozvíte v samostatném článku.
Najetím na stav příjemce se zobrazí datum a čas, kdy příjemce do daného stavu přešel. V případě stavu Nedoručeno bude zobrazen i důvod nedoručení.
Indikátor doručení
Je-li obálka ve stavu Dokončeno, zobrazujeme u jednotlivých příjemců indikátor doručení dokončených dokumentů. Tento indikátor může mít 3 stavy:
Doručeno - Po najetí na indikátor se zobrazí datum a čas doručení odkazu ke stažení dokumentů na e-mail příjemce.
Nedoručeno - Po najetí na indikátor se zobrazí datum a čas posledního pokusu o doručení e-mailu a konkrétní chybová hláška.
Staženo - Po najetí na indikátor se zobrazí datum a čas, kdy příjemce zahájil stahování alespoň jednoho z dokumentů. Je-li nastaveno doručení dokumentů jako příloha e-mailu, je indikátor automaticky aktivní ihned s doručením e-mailu.
Chyba ověření
Je-li příjemce ve stavu Chyba ověření znamená to, že jej aktuálně nepustíme k podpisu, jelikož neprošel vyžádaným ověřením.
Pro odblokování příjemce, aby mohl v podpisu pokračovat, proveďte jeho nutné úpravy a zvolte nad ním možnost Odeslat znovu, čímž se vrátí do stavu Odesláno a bude tak moci ověřením znovu projít.
Do stavu Chyba ověření se může dostat 3 způsoby:
Vyčerpal pokusy zadání SMS kódu pro ověření - Zkontrolujte telefonní číslo příjemce, případně jej opravte přes možnost Upravit příjemce a poté mu odešlete obálku znovu.
Neshodují se data zadaná na příjemci v obálce oproti datům získaným z banky během ověření Bank iD. Zkontrolujte data příjemce, případně je opravte přes možnost Upravit příjemce a poté mu odešlete obálku znovu.
Došlo k zamítnutí ověření totožnosti osobními doklady příjemce. Prokliknutím odkazu Detail ověření si zobrazte data ověření s důvodem zamítnutí, dle toho postupujte dále.
Konkrétní důvod chyby zjistíte po rozkliknutí dalších informací příjemce, v hlášce zobrazené u ověření, kterým příjemce neprošel.
Uložená data z ověření/podpisu
Pokud má příjemce nastaveno ověření pomocí Bank iD, je v jeho detailu nabízen odkaz na Uložená data z ověření. Po jeho prokliknutí se zobrazí informace jako:
Pokusy o přihlášení - Znamenáváme datum a čas, banku a konečný výsledek přihlášení. V případě, že končí chybou, je zde navíc odkaz na tzv. Debug log, jehož obsah zašlete naší podpoře, chcete-li neprocházející ověření prověřit.
Získaná data - Seznam získaných dat vyžádaných od banky k danému příjemci (tedy např. Jméno a příjmení, e-mail, adresa, datum narození...).
Obdobně funguje také odkaz Uložená data z podpisu, má-li příjemce nastaven typ podpisu Bank iD SIGN / QSIGN. V tomto případě nezobrazujeme sekci Získaná data, jelikož nejde o ověření ale pouze vložení podpisu přes banku.
Obsah uložených dat z ověření či podpisu slouží pro vaše rychlé ověření, ale primárně bude vyžádán při komunikaci s naší podporou, pokud si vyžádáte jejich prověření.
Připojená zpráva
Zobrazuje průvodní text zadaný během vytváření obálky, tentýž text je obsahem e-mailové výzvy, který byl odeslán příjemcům.
Upozornění příjemců
Přehled nastavených upomínek podepsání obálky včetně konkrétního data plánovaného odeslání. Tato upozornění odesíláme:
Příjemcům, kteří jsou ve stavech Odesláno nebo Doručeno
Vlastníkovi obálky
Příjemcům v roli V kopii pro čtení - pouze pokud měli obdržení těchto oznámení nastaveno během vytváření obálky.
Archivace a identifikace
Na konci detailu obálky najdete informace sloužící k trvalé identifikaci a správě retenční politiky:
Archivace: Informace o tom, za jak dlouho bude podepsaná obálka po dokončení archivována. Po uplynutí nastavené doby bude automaticky smazána. Dobu archivace můžete upravit v korekci nebo u již dokončených obálek přes akci Změnit nastavení archivace v hlavičce detailu obálky.
ID Obálky: Unikátní identifikátor, který můžete jedním kliknutím zkopírovat pro potřeby komunikace s podporou.
Vlastník: Jméno uživatele, který obálku v rámci pracovního prostoru odeslal, nebo mu byla přiřazena.
Průběh schvalování a časová osa
V pravém sloupci detailu obálky vždy najdete základní časovou osu životního cyklu obálky.
Je-li navíc v obálce alespoň jeden příjemce v roli Schvalovatel, je ve sloupci možné přepnout na průběhu schvalování.
Časová osa: Zobrazuje základní chronologii obálky. Najdete zde přesné časy vytvoření, odeslání, dokončení i plánované smazání nebo expiraci obálky. U položek Vytvořeno a Odesláno je navíc údaj o iniciátorovi akce. Při vytváření obálky v prostředí aplikace je to jméno uživatele, vytváří-li se obálka přes API, je zde zaznamenám název API klíče, který akci vyvolal.
Schvalování: Zobrazuje seznam příjemců v roli Schvalovatel a indikátor jejich celkového vyhodnocení (zda obálku schválili nebo zamítli). Po rozkliknutí schvalovatele se zobrazí jednotlivé položky, které měl zadané ke schválení, jejich stav a případně komentář, který k položce zadal.
