Kopii oznámení u konkrétního příjemce využijete, když potřebujete automaticky informovat někoho dalšího o aktuálním stavu jeho podepisování.
Příklady použití:
HR - Firma využívá služeb externí agentury pro nábor zaměstnanců. Pomocí funkce Kopie oznámení automaticky informuje agenturu, že se zaměstnancem zahájili podpis pracovní smlouvy a jaký je stav podpisu.
Obchod - Obchodník domlouval podmínky smlouvy s jiným obchodníkem, ale podepisovat jí bude u protistrany jiná kompetentní osoba (např. jednatel). Pomocí funkce Kopie oznámení automaticky upozorníme obchodníka, že se jednatel může již podepisovat nebo že se blíží expirace obálky.
Na zadané adresy Kopie oznámení odešleme e-mail pokaždé, když sledovanému příjemci dorazí e-mail týkající se dané obálky.
Obdobnou funkcí, avšak pro oznámení nad celou obálkou, je příjemce v roli V kopii pro čtení (více informací). Srovnání funkcí:
| Funkce Kopie oznámení | Příjemce V kopii pro čtení |
Rozsah oznámení | Pouze oznámení, týkající se konkrétního příjemce obálky. | Oznámení týkající se obálky jako celku. |
Výběr oznámení | Dostává veškerá oznámení, týkající se sledovaného příjemce. | Je možné vybrat si typy zasílaných oznámení. |
Podepsané dokumenty | Nedostává kopii dokumentů. | Dostává kopii podepsaných dokumentů. |
Využití | Informovat o stavu sledovaného příjemce. | Informovat o stavu obálky, doručit podepsané dokumenty. |
Zadání adresy pro kopie oznámení
E-mailové adresy pro odesílání kopií oznámení můžete zadat u všech příjemců v roli Podepisující nebo Schvalovatel během tvorby obálky či šablony.
U konkrétního příjemce stačí rozkliknout Další nastavení, dole najdete sekci Kopie oznámení na, kde kliknutím na Přidat e-mail otevřete pole pro vložení až 5 e-mailových adres; kopii oznámení obdrží všechny zadané adresy.
Jednotlivé adresy oddělujte čárkou, mezerníkem nebo enterem. Odebrání již vložených adres provedete kliknutím na křížek u zvolené adresy.
Struktura e-mailu kopie oznámení
E-maily s oznámením mají vždy stejnou strukturu a obsahují tyto informace:
Název obálky, které se oznámení týká
Jméno a e-mail příjemce, ke kterému se oznámení váže
Typ oznámení
Datum expirace obálky
Obsah původní zprávy, tedy text zprávy, jak ji obdržel sledovaný příjemce
Pro příklad Oznámení o odeslané výzvě k podpisu vypadá takto:
Předmět e-mailu určený kopii vždy obsahuje prefixovou textaci "Kopie oznámení", po níž následuje předmět e-mailu tak, jak dorazil sledovanému příjemci.
Jazyk e-mailové komunikace pro kopie se přebírá z nastaveného jazyka sledovaného příjemce.
Odesílané typy oznámení
Kopie oznámení se odesílají pro většinu e-mailových oznámení sledovaného příjemce, tedy:
Výzva k podpisu/schválení
Dokončení obálky všemi stranami
Obálka expirovala
Proběhla korekce
Některý z příjemců odmítl podepsání
Některý z příjemců zamítl schválení
Připomenutí podpisu/schválení sledovanému příjemci
Smazání sledovaného příjemce z obálky
Zrušení obálky
Zamítnutí ověření identifikace sledovaného příjemce