Platforma DigiSign automaticky odesílá řadu e-mailových zpráv všem účastníkům podpisového procesu, aby je informovala o aktuálním stavu obálky. Pro zajištění konzistentní firemní komunikace a zvýšení důvěryhodnosti pro vaše klienty a partnery vám umožňujeme přizpůsobit si předměty těchto systémových zpráv.
Kde nastavení najdete?
Změny předmětu odesílaných e-mailů provedete jako administrátor organizace v Nastavení > Zprávy.
Postup úpravy předmětů
Po přechodu do sekce Zprávy uvidíte přehledný seznam všech systémových zpráv, které platforma odesílá.
Pro každou zprávu můžete provést následující úpravy:
Výběr jazyka: U každé zprávy najdete záložky s podporovanými jazyky (Čeština, Angličtina, Slovenština atd.). Kliknutím na záložku zvolíte jazykovou verzi, kterou chcete upravit. Více o tom, jak v DigiSign pracovat s jazykovými mutacemi se dozvíte v tomto článku.
Vlastní text předmětu: Do pole Předmět e-mailu napište vlastní textaci. Pro inspiraci vám pod polem vždy zobrazujeme výchozí znění (
Výchozí:). Chcete-li se vrátit k využívání výchozích předmětů e-mailů DigiSign, stačí pole promazat.
Použití zástupných znaků: Ve výchozích předmětech si můžete všimnout textu v závorkách, např.
{ENVELOPE_NAME}. Jedná se o zástupný znak, který systém automaticky nahradí konkrétními daty. Tyto zástupné znaky můžete bez obav použít i ve svém vlastním předmětu, abyste zajistili, že příjemce vždy snadno identifikuje, kterého dokumentu se zpráva týká. Aktuálně umíme pracovat se zástupnými znaky:{ENVELOPE_NAME} - pro doplnění názvu obálky
{ENVELOPE_DESCRIPTION} - pro doplnění popisu obálky
Uložení změn: Po dokončení úprav klikněte na tlačítko Uložit, které naleznete na konci stránky.
Vlastní předměty zpráv jsou omezeny na max 1 000 znaků.
U vlastních textací myslete na možné dopady na spam filtry e-mailových klientů, které mohou být zněním předmětu ovlivněny.
Přehled upravitelných zpráv
V nastavení můžete upravit předměty veškeré e-mailové komunikace, která pokrývá prakticky celý životní cyklus dokumentu:
Zprávy pro podepisující a schvalovatele:
Výzva k podpisu
Výzva ke schválení
Smazání příjemce (s doručenou výzvou)
Zprávy o stavu obálky:
Dokončení obálky
Odmítnutí obálky
Obálka byla zamítnuta
Zrušení odeslané obálky
Korekce odeslané obálky
Expirace obálky
Připomínky a upozornění:
Připomínka "po odeslání"
Připomínka "před expirací"
Zprávy o chybách:
Chyba při ověření identity
Chyba při doručování e-mailu
Zprávy související s modulem DigiSign IDENTIFY:
Ověření (DigiSign IDENTIFY)
Zamítnutí ověření (DigiSign IDENTIFY)