Pomocí modulu Adresář kontaktů, můžete jako administrátor jednoduše spravovat sdílené kontakty organizace, které budou používat vaši uživatelé při vytváření příjemců.
Díky tomu ušetříte všem svým uživatelům čas při vytváření obálek, protože nebudou muset pokaždé vyplňovat kontaktní údaje příjemce.
Jak vybrat kontakt z adresáře pro vytvoření příjemce
Pokud máte ve vašem Adresáři kontaktů přidané kontakty, automaticky se budou nabízet všem uživatelům dané organizace pro vytvoření příjemce.
Stačí, aby uživatel při vyplňování jména příjemce zadal alespoň tři první písmena jména nebo e-mailu a rovnou se mu nabídnou odpovídající kontakty, pokud existují. Kliknutím na vybraný kontakt dojde k automatickému doplnění všech údajů příjemce daty z kontaktu.
Uživatel si může vybírat jak ze svých osobních kontaktů tak z kontaktů adresáře organizace. Kontakty z adresáře organizace jsou odlišeny pomocí ikonky organizace napravo od kontaktu.
Pokud si uživatel zvolí pro vytvoření příjemce kontakt z adresáře, tak se mu již neuloží do osobních kontaktů, aby se mu duplicitně nevytvořil stejný kontakt do osobních kontaktů.
Jak přidat kontakt do adresáře
Přidávat kontakty do adresáře je možné dvěma způsoby:
přidávání jednotlivých kontaktů ručně → pomocí tlačítka Nový kontakt
hromadný import kontaktů → pomocí tlačítka Importovat kontakty
Přidání kontaktu jednotlivě (ručně)
V adresáři můžete přidávat kontakty ručně po jednom. Jde o vhodné řešení, pokud nepotřebujete přidat mnoho kontaktů nebo se jedná o dodatečné přidání.
Přejděte na stránku Nastavení > Adresář kontaktů.
Klikněte na modré tlačítko Nový kontakt.
Vyplňte povinná pole pro vytvoření kontaktu:
Jméno
E-mail
Další volitelná pole pro vytvoření:
Telefon
Adresa
Datum narození
Rodné číslo
Firma
Funkce
IČO
Označení smluvní strany
Vytvořte kontakt pomocí tlačítka Uložit.
Hromadné přidání kontaktu (CSV import)
Pokud máte více kontaktů, které potřebujete do organizace přidat, můžete využít importovací proces, kdy pomocí jednoduchého Excel souboru (.csv) nahrajte až 5 000 kontaktů najednou.
Pokud potřebujete do organizace nahrát více než 5 000 kontaktů, rozdělte si je do více importních souborů. Do adresáře si můžete nahrát až 100 000 kontaktů v závislosti na vašem předplatném.
Přejděte na stránku Nastavení > Adresář kontaktů.
Klikněte na tlačítko Importovat kontakty.
Otevře se vám první krok průvodce importem kontaktů.
V něm si můžete stáhnout vzorový soubor pro nahrání kontaktů, nebo si vytvořit vlastní soubor pro nahrání.
Nahrát zpět soubor s kontakty pro importování. (Jak správně vytvořit soubor pro nahrání kontaktů)
Vybrat způsob naložení s duplicitami. Duplicity systém vyhodnocuje na základě shody e-mailové adresy v nahraném souboru a již existujících kontaktů v adresáři. Pokud v souboru narazíme na shodu, zvolte, jak máme se shodným kontaktem pracovat:
Ponechat stávající kontakt (přeskočit) - řádek se shodou systém přeskočí a kontakt ze souboru se nenahraje.
Přepsat stávající kontakt novými údaji - data shodného kontaktu v adresáři aktualizujeme daty ze souboru.
Jakmile nahrajete soubor s kontakty, můžete pokračovat do druhého kroku pomocí tlačítka Pokračovat ke kontrole.
V rámci kontroly systém ověří, že jsou data správně zadaná a zobrazí se náhled kontaktů k importu.
Zahájení importu kontaktu provedete kliknutím na tlačítko Dokončit import.
Během zpracování importu vidíte průběžný progres. Můžete počkat na jeho dokončení, případně stránku opustit a import doběhne automaticky na pozadí.
První krok průvodce importem kontaktů - vytvoření importu
Druhý krok průvodce vytvořením kontaktů - kontrola dat
Jak správně vytvořit soubor pro nahrání kontaktů.
V souboru jsou povinné sloupce:
name (Jméno)
email (E-mail)
Volitelně v souboru můžete použít další sloupce:
mobile (Telefon)
company (Firma)
identificationNumber (IČO)
function (Funkce)
contractingParty (Označení smluvní strany)
birthday (Datum narození)
birthnumber (Rodné číslo)
address (Adresa)
První řádek musí obsahovat názvy sloupců.
Soubor musí být nahrán ve formátu .csv s kódováním UTF 8 a data oddělená středníkem ";" nebo čárkou ",".
Mobilní číslo musí být ve formátu E.164:
[+][předvolba][mobilní číslo]
příklad: +420775300317
Datum musí být ve formátu:
RRRR-MM-DD
příklad: 2000-12-31
identificationNumber (IČO) musí být v osmimístném formátu, tedy případně včetně 0 na začátku.
Tip: V Excelu nebo Google Tabulkách přidejte jednoduchou uvozovku ' před telefonní číslo, aby se symbol "+" neodstranil (např. '+420775300317). Alternativně nastavte formátování daného sloupce jako text.
Jak upravit nebo smazat kontakt v adresáři?
Každý kontakt v adresáři si můžete detailně zobrazit kliknutím na řádek kontaktu ve výpisu.
Následně se zobrazí jeho náhled a pomocí tlačítek vpravo nahoře, můžete kontakt upravit nebo odstranit.
Změny kontaktu v adresáři, se projeví všem vašim uživatelům. Pokud tedy např. kontakt smažete, přestane se uživatelům zobrazovat pro použití při vytváření příjemců.
Změny na kontaktu nebo jeho odstranění v adresáři, nemají žádný dopad na stávající příjemce ve vytvořených obálkách. Mají dopad pouze na našeptávání kontaktu při vytváření obálky.