Podepisování a práce s dokumenty probíhá výhradně uvnitř pracovního prostoru. Každý účet v DigiSign proto musí mít po celou dobu používání aplikace aktivní alespoň jeden pracovní prostor.
Výchozí pracovní prostor: Jako uživatel vytváříte při dokončení registrace.
Další pracovní prostory: Slouží pro rozdělení prostorů dle firem, poboček nebo oddělení (např. HR a Obchod) v rámci jednoho DigiSign účtu. Vytvořit další pracovní prostory můžete, pokud to umožňuje vaše předplatné.
Co je to pracovní prostor?
Každý pracovní prostor v DigiSignu funguje jako samostatná jednotka s vlastním nastavením, šablonami, seznamem uživatelů (administrátorů) a oddělenými obálkami. Můžete tak mít kompletně nezávislé prostředí s odlišným nastavením od správy obálek a uživatelů až po API integraci a nastavení bezpečnosti.
Výhodou je, že se mezi nimi můžete okamžitě přepínat bez nutnosti odhlášení, jste-li uživatelem ve více prostorech.
Všechny pracovní prostory ve vašem účtu vždy sdílejí:
Jedno společné předplatné (včetně čerpání limitů).
Fakturační údaje (změna v jednom prostoru se promítne do všech ostatních). Více k nastavení fakturace najdete v tomto článku.
Jak vytvořit pracovní prostor
Nové pracovní prostory vytváříte kliknutím na název aktuálního prostoru v levém horním rohu. Po rozkliknutí se vám zobrazí možnost "Vytvořit pracovní prostor".
Následně se vám zobrazí dialog pro pojmenování nového pracovního prostoru a přehledem o počtu využívaných/zbývajících prostorů ve vašem předplatném. Zadáním názvu a potvrzením tlačítkem Vytvořit pracovní prostor se nový prostor vytvoří a dojde k přepnutí do tohoto nového prostoru, můžete jej tak ihned používat.
Při vytvoření nového pracovního prostoru je uživatel automaticky prvním uživatelem s rolí administrátor. V Nastavení > Uživatelé a skupiny > Uživatelé případně můžete pozvat další uživatele, kteří budou mít do nového pracovního prostoru přístup.
Podmínky pro vytvoření pracovního prostoru:
Musíte mít roli Administrátor.
Váš aktuální tarif musí být minimálně TEAM.
Celkový počet pracovních prostorů, které můžete v rámci jednoho účtu vytvořit, je omezen vaším aktuálním tarifem předplatného.
Oddělení administrace mezi prostory
Díky tomu, že jsou uživatelé i role vázané na konkrétní pracovní prostor, můžete plně oddělit administraci jednotlivých prostorů od sebe – včetně administrátorského přístupu.
Typický postup, jak např. oddělit HR agendu od IT správy:
Pracovní prostor založí a nastaví např. IT administrátor, který standardně spravuje vaše pracovní prostory.
V novém prostoru (např. HR) pozve a nastaví jiného, dedikovaného administrátora (např. vedoucího HR oddělení).
Poté IT administrátora v HR oddělení deaktivujete.
Tím IT administrátor ztratí přístup pouze do daného HR prostoru (nevidí jeho uživatele, obálky ani nastavení), zatímco ve všech ostatních prostorech, které nadále správně administruje, zůstává jeho přístup zcela nedotčen.
Stejný princip lze využít pro oddělení jakýchkoliv citlivých agend (např. právní oddělení, mzdy) od zbytku firmy.
V DigiSignu neexistuje pojem hlavní pracovní prostor ani hlavní administrátor. Všechny pracovní prostory jsou si v rámci jednoho předplatného rovnocenné. Neexistuje tedy žádná master role, která by automaticky měla přístup do všech vytvořených pracovních prostorů. Přístup do každého z nich se řídí výhradně tím, zda je do něj daný uživatel pozván, a to i v případě, že je administrátorem jiného prostoru ve stejném účtu (pod stejným předplatným).
Přepínání mezi prostory
Mezi prostory, do kterých máte uživatelský přístup (pod stejnou e-mailovou adresou), se přepínáte kliknutím na název v levém horním rohu. Aplikace si pamatuje, kde jste byli naposledy, a při příštím přihlášení vás nasměruje do stejného prostoru.
V případě většího množství prostorů (6 a více) je k dispozici jednoduché vyhledávání podle názvu pracovního prostoru, abyste snadněji našli prostor, do kterého se chcete přepnout.
Nastavení pracovního prostoru
Každý pracovní prostor má svou vlastní identitu, kterou upravujete v Nastavení > Základní nastavení.
Identifikátor
Vaše unikátní číslo, které používáte při komunikaci s podporou.
Kontaktní e-mail
Kontaktní e-mail je propisován do auditní stopy dokončených obálek (není-li nastaveno použití vlastních údajů do auditní stopy) a slouží i pro naší komunikaci k vám. Pro změnu tohoto e-mailu nás kontaktujte na podpora@digisign.cz.
Název a Logo
Interní název a logo pro rychlou vizuální identifikaci pracovního prostoru v menu a na stránce přehled. Chcete-li nastavit logo, které by se propisovalo i do komunikace s klienty a podpisového rozhraní, nastavte jej v rámci Brandingu.
Lokalizace
Výchozí jazyk pro auditní stopy a pozvánky uživatelů do pracovního prostoru. Výchozí telefonní předvolba příjemců pro SMS ověření.
Podpisová identita společnosti
Pokud chcete, aby se na Auditní stopě (stvrzenkách o podpisu) zobrazovaly jiné firemní údaje než fakturační, aktivujte volbu "Použít jiné než fakturační údaje".
Po aktivaci volby se vám zobrazí dialog, ve kterém zadáte požadované údaje a potvrdíte. Vždy se k nim můžete zpětně vrátit a upravit nebo přestat používat vypnutím volby.
Tyto změny se projeví pouze v rámci aktuálního pracovního prostoru a až po celkovém uložení stránky. Změna se bude týkat pouze nově vytvořených auditních stop.
Smazání pracovního prostoru
V patičce stránky naleznete možnost smazání pracovního prostoru. Více ke smazání pracovního prostoru najdete v tomto článku.
