Pokud uzavíráte smlouvy se spotřebiteli (B2C), nechte DigiSign pohlídat jejich zákonné právo na odstoupení od smlouvy za vás — od informování spotřebitele přes formulář pro odstoupení až po potvrzení a auditní stopu.
Představení workflow Ochrana spotřebitele (Spotřebitelská smlouva)
Spotřebitelům, se kterými uzavíráte smlouvy na dálku, dává celoevropské nařízení právo odstoupit od smlouvy do 14 dnů bez udání důvodu. DigiSign tuto povinnost za Vás vyřeší od začátku do konce.
Stačí obálku označit kategorií Spotřebitelská smlouva a příjemce jako spotřebitele.
Ten pak spolu s podepsanými dokumenty obdrží e‑mailem odkaz na jednoduchý formulář, přes který může ve lhůtě odstoupit. V případě odstoupení převedeme obálku do stavu Odstoupeno a automaticky informujeme všechny strany.
Celý průběh se navíc propíše do auditní stopy, takže máte právně průkazný záznam o tom, kdy a jak k odstoupení došlo. Snáz tak naplníte zákonný požadavek a zákazníkovi nabídnete férový a důvěryhodný proces podpisu.
Jak odstoupení od smlouvy nastavit a používat
Funkce je provázaná s kategorií obálky Spotřebitelská smlouva, kterou můžete přednastavit již v šabloně nebo během vytváření obálky.
TIP: Pokud budete tuto funkci využívat častěji, doporučujeme ji přednastavit na konkrétní šabloně (s využitím vlastního nastavení šablony) nebo ve výchozím nastavení (Nastavení > Nastavení obálek).
Po zvolení kategorie obálky Spotřebitelská smlouva se zobrazí nové nastavení Ochrana spotřebitele, kde můžete nastavit:
Lhůtu pro odstoupení - Výchozí lhůta je 14 dnů dle zákona. Lhůta se počítá od dokončení obálky a končí uplynutím posledního dne. Během této doby může spotřebitel od smlouvy odstoupit.
Poučení spotřebitele - Jedná se o volitelný text, který se spotřebiteli zobrazí přímo ve formuláři pro odstoupení.
Při kategorii Spotřebitelská smlouva není možné mít nastavenu dobu uložení obálky kratší, než je doba pro odstoupení - obálka musí být po dokončení dostupná po celou dobu lhůty pro odstoupení.
Označení příjemce jako Spotřebitele
S aktivní kategorií obálky Spotřebitelská smlouva se začne u jednotlivých příjemců zobrazovat možnost označení příjemce jako spotřebitele.
Tímto příznakem označíte příjemce, kteří budou moci po dokončení obálky v nastavené lhůtě od smlouvy odstoupit.
Jak proces vypadá z pohledu spotřebitele
Průběh podpisu obálky/dokumentů je totožný jako při běžném podepisování. Proces se liší až po dokončení podpisu všech příjemců (dokončení obálky), když příjemcům posíláme e-mail s informací o dokončení obálky s podepsanými dokumenty.
E-mail po dokončení obálky
Příjemcům, které jste v obálce označili příznakem Spotřebitel, se v patičce e-mailu o dokončení obálky zobrazí sekce pro možnost odstoupení od smlouvy.
Pokud máte u příjemců nastavené, že se nemá doručovat odkaz na dokumenty ke stažení, pak jim nebude doručen ani odkaz pro odstoupení. Proces odstoupení od smlouvy jim v takovém případě musíte zprostředkovat sami alternativní cestou.
Formulář pro odstoupení
Kliknutím na tlačítko Odstoupit od smlouvy se spotřebiteli zobrazí formulář, který obsahuje:
Údaje o smlouvě: název obálky, datum dokončení obálky, subjekt, jméno spotřebitele a datum, do kterého je možné odstoupit,
e-mail pro zaslání potvrzení (předvyplněný z příjemce, s možností úpravy),
nepovinné pole Důvod odstoupení,
poučení spotřebitele (pokud jste ho nastavili),
Povinné potvrzení „Seznámil/a jsem se s podmínkami a chci odstoupit od smlouvy“
potvrzovací tlačítko Odstoupit od smlouvy.
Pokud lhůta pro odstoupení už uplynula, nebo od smlouvy někdo z příjemců odstoupil dříve, zobrazí se místo formuláře odpovídající informace.
Potvrzení o odstoupení
Jakmile spotřebitel odstoupí pomocí formuláře, zobrazíme mu potvrzení o úspěšném odstoupení rovnou v prohlížeči. V tuto chvíli dokončil proces odstoupení a okno může bez obav zavřít.
Na e-mailovou adresu zadanou ve formuláři odešleme potvrzení o odstoupení. Ostatním příjemcům z obálky dorazí informace o proběhlém odstoupení (pouze pokud nemají vypnuté doručování odkazu na dokumenty ke stažení).
Co se stane po odstoupení
Po odstoupení přechází příjemce, který odstoupil i celá obálka do stavu Odstoupeno. Zároveň se vytváří nová verze auditní stopy, která reflektuje nový stav obálky a příjemce.
Odstoupení od smlouvy je nevratné a nelze již nadále pracovat s původně podepsanými dokumenty. Ty jsou sice stále k dispozici pro stažení (přes WEB i API), ale je v nich doplněn vodoznak 'ODSTOUPENO', čímž dojde i ke zneplatnění všech podpisových certifikátů.
V detailu obálky (ve zvýrazněném bloku) pak najdete detailní informace o tom kdo a kdy odstoupil včetně uvedeného důvodu, byl-li uveden.
Rozšířené informace v detailu obálky
Aby pro vás práce s obálkami v kategorii Spotřebitelská smlouva byla co nejlepší, přidali jsme do detailu obálky v různých stavech (vytváření, podepisování, dokončení a odstoupeno) pár užitečných vychytávek:
Nad názvem obálky je na první pohled vidět, že je obálka z kategorie Spotřebitelská smlouva.
Časová osa - Po dokončení obálky je zobrazen termín, do kdy je možné odstoupit. V případě odstoupení je pak doplněn časový údaj odstoupení.
Nastavení ochrany spotřebitele - Dole v detailu obálky jsme přidali novou sekci Ochrana spotřebitele, ve které jsou podrobnější informace o nastavené Lhůtě pro odstoupení a jaké bylo zadané Poučení pro spotřebitele.
Ochrana lhůt a průvodce - Během používání a nastavování vás aplikace provádí tím, jak správně funkci použít a že např. nenastavíte kratší dobu pro automatické smazání s ohledem na nastavenou lhůtu pro odstoupení.
TIP: Pokud máte DigiSign integrovaný přes API, doporučujeme odebírat události o odstoupení pomocí webhooku. Díky tomu můžete real-time sledovat změny na obálkách (např. o odstoupení) a navázat automatizací procesů na vaší straně.